Rahoitusindikaattoreiden seurantatyökalujen kehittäminen Lahden ammattikorkeakoulussa

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää uuden rahoitusmallin mukaisten rahoitusindikaattoreiden seurantatyökaluja Lahden ammattikorkeakoulussa. Tavoitteena oli tuottaa tietoa toiminnanohjauksen tueksi ja auttaa ammattikorkeakoulua saavuttamaan asettamansa määrälliset ja laadulliset tavoitteet. Opinnäytetyö tehtiin Lahden ammattikorkeakoulun laatu- ja suunnittelujohtajan toimeksiannosta.

Opinnäytetyön taustalla vaikuttivat uusi ammattikorkeakoululaki ja uusi tuloksellisuuteen perustuva rahoitusmalli. Vuodesta 2014 lähtien rahoituksen yksikköhinnan laskeminen perustuu rahoitusindikaattoreiden kolmen vuoden keskiarvoon. Toiminnanohjauksen avuksi ja rahoituksen ennakoimiseksi ammattikorkeakoulun on voitava seurata indikaattorilukujen kehittymistä lukuvuoden aikana. Opinnäytetyöhön liittyvässä tutkimuksellisessa kehittämistyössä selvitettiin tietovarastoratkaisujen käyttöä indikaattoreiden seuraamisessa. Opinnäytetyössä käytettiin kvalitatiivisen tutkimuksen menetelmiä, joita olivat kirjallisuuskatsaus, teemahaastattelut ja keskustelut sekä osallistuva havainnointi.

Konstruktiona tuotettiin yhden indikaattorin seuraamiseen tarvittavat raportit. Raporttien avulla voidaan seurata 55 opintopistettä suorittaneiden lukumäärää koulutusaloittain ja -ohjelmittain, ja porautuminen opiskelijan suoritustietoihin saakka on mahdollista. Indikaattorin aiempien vuosien keskiarvojen laskemiseksi ja vertailuarvojen saamiseksi tietovarastoon vietiin tilastotiedostot vuosilta 2008–2013, minkä lisäksi tilastoaineistoja käytettiin FTE-luvun laskennassa ja trendianalyyseissä. Raportteja voitiin käyttää myös opintohallintojärjestelmän tiedon oikeellisuuden tarkistuksiin.

Lahden ammattikorkeakoulussa käyttöön otettu ratkaisu soveltuu indikaattorin seuraamiseen hyvin. Raporteista ja trendianalyysistä havaittiin, etteivät opiskelijoiden opintopisteet kertyneet tasaisesti opiskeluaikana. Rahoituksen kannalta on tärkeää, että mahdollisimman moni opiskelija suorittaa vähintään 55 opintopistettä lukuvuoden aikana. Tietojen oikeellisuuden tarkistukset osoittivat, että kirjausten ohjeistus kaipaa tarkennusta, samoin opintohallintojärjestelmän tiedonvalidointia tulee kehittää. Kehittämistyössä hyväksi havaittuja menetelmiä käytetään muiden indikaattoreiden seurantatyökalujen tuottamisessa.

The purpose of this study was to develop tools for monitoring financial indicators in Lahti University of Applied Sciences. The goal was to provide knowledge based information for decision-makers in order to help the organisation reach its qualitative and quantitative objectives. The study assignment was commissioned by Director of Quality and Planning of Lahti University of Applied Sciences.

This study was prompted by the new Polytechnic Act and the new model of funding. Public funding is based on performance and unit prices are calculated using three years' average of financial indicators. For monitoring these indicators locally in real time, efficient and user-friendly tools are required. In this constructive study, possibilities of using data warehouse tools for monitoring indicators were examined. The study was carried out with qualitative research methods.

Reports were produced for monitoring one indicator, which indicates the quantity of students who have attained 55 credits in an academic year. The data for the data warehouse was collected from operational systems and for the historical data, the statistic files were loaded into the data warehouse. In addition, the statistic files can be used in trend analysis.

The findings indicate that the reports are valid tools for monitoring indicators. The trend analysis showed that credits are not gained evenly within academic years, which causes a negative impact in funding. Reports also indicated some booking mistakes in the operational systems' records. Therefore better instructions and data validation tools need to be developed as well. The procedures used in the solution can be used in developing monitoring tools for other indicators.