Urheiluseuran taloushallinnon uudistus

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi urheiluseura Toijalan Voimistelu ja Liikunta ToVoLi ry ja työn tavoitteena oli jäsenrekisterin siirto Hoika-järjestelmästä myClub-järjestelmään, tilitoimiston sähköisten palveluiden kilpailutus ja yhdistyksen taloushallinnon prosessikuvaukset ennen ja jälkeen järjestelmien käyttöönoton.

Jäsenrekisterin siirtoon valmistauduttiin suunnittelun ja palveluntarjoajan järjestämän koulutuksen avulla. Maaliskuussa 2022 jäsenistöstä siirrettiin ensin koesiirtona rajattu joukko jäseniä, jotta toimintaa pystyttiin testaamaan ja tämän jälkeen tehtiin lopullinen siirto. Tilitoimiston sähköisten palveluiden kilpailutus suoritettiin onnistuneesti tammi-helmikuussa 2022 edeten tarjouspyynnöistä tarjouksiin ja yhdistyksen johtokunnan päätökseen valitusta tilitoimistosta. Taloushallinnon prosessikuvauksissa käytettiin taustateoriana Alec Sharpin ja Patrick McDermottin kirjaa Workflow Modeling, Tools for Process Improvement and Application Development ja kuvaukset aloitettiin joulukuussa 2021 kuvaamalla prosessit ennen uusien järjestelmien käyttöönottoa ja tilitoimiston valinnan jälkeen kuvaamalla prosessit uusien järjestelmien käyttöönoton jälkeen. Prosessikuvauksia käytetään yhdistyksen toimihenkilöiden koulutuksessa.

Projektia pidettiin onnistuneena sekä toimeksiantajan että opinnäytetyön tekijän näkökulmasta. Jäsenrekisteri siirrettiin onnistuneesti myClub-järjestelmään, tilitoimiston sähköisten palveluiden kilpailutuksen lopputuloksena saatiin tehtyä sopimus, joka täyttää yhdistyksen tarpeet ja prosessikuvaukset olivat tarkkoja ja toimihenkilöiden koulutukseen sopivia. Erityistä kiitosta opinnäytetyön tekijä sai valmistautumisestaan kokouksiin ja yhteistyön sujuvuudesta. Kuitenkin vastaavissa kilpailutusprojekteissa sujuvuuden ja työn tasaisen ajallisen jakautumisen kannalta potentiaalisia palveluntarjoajia olisi syytä alkaa kartoittamaan mahdollisimman varhain

This thesis was commissioned by the sports club Toijalan Voimistelu ja Liikunta ToVoLi ry. The project had three main purposes. The first one was to migrate the membership register of the sports club from the Hoika system to the myClub system. The second one was to outsource electronic financial management services. The third one was to present the financial management processes of the sports club as diagrams in two versions: before and after the implementation of myClub and the new electronic financial management services. The diagrams will be used in instructing the personnel of the sports club.

Preparations for the migration started by planning with the project team of the sports club and by participating in a training with the service provider of myClub. In March 2022 a limited group of members were migrated from Hoika to myClub to test the functionality of the system and afterwards the final migration was done. The outsourcing was successfully carried out from January 2022 to February 2022. The theoretical background focused on workflow modelling, process improvement and application development by Alec Sharp and Patrick McDermott. The drawings of the various processes were modelled and drawn before and after the files were migrated to the new system.

The project was seen as a success both by the commissioner and the author of the thesis. The membership register was successfully migrated into the myClub system. A contract for electronic financial management services fulfilling the requirements of the sports club was made. Clear and precise diagrams representing the financial management processes were also drawn.