Urheiluseuran taloushallinnon uudistus
Kittilä, Timo (2022)
Kittilä, Timo
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022060114046
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022060114046
Tiivistelmä
Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi urheiluseura Toijalan Voimistelu ja Liikunta ToVoLi ry ja työn tavoitteena oli jäsenrekisterin siirto Hoika-järjestelmästä myClub-järjestelmään, tilitoimiston sähköisten palveluiden kilpailutus ja yhdistyksen taloushallinnon prosessikuvaukset ennen ja jälkeen järjestelmien käyttöönoton.
Jäsenrekisterin siirtoon valmistauduttiin suunnittelun ja palveluntarjoajan järjestämän koulutuksen avulla. Maaliskuussa 2022 jäsenistöstä siirrettiin ensin koesiirtona rajattu joukko jäseniä, jotta toimintaa pystyttiin testaamaan ja tämän jälkeen tehtiin lopullinen siirto. Tilitoimiston sähköisten palveluiden kilpailutus suoritettiin onnistuneesti tammi-helmikuussa 2022 edeten tarjouspyynnöistä tarjouksiin ja yhdistyksen johtokunnan päätökseen valitusta tilitoimistosta. Taloushallinnon prosessikuvauksissa käytettiin taustateoriana Alec Sharpin ja Patrick McDermottin kirjaa Workflow Modeling, Tools for Process Improvement and Application Development ja kuvaukset aloitettiin joulukuussa 2021 kuvaamalla prosessit ennen uusien järjestelmien käyttöönottoa ja tilitoimiston valinnan jälkeen kuvaamalla prosessit uusien järjestelmien käyttöönoton jälkeen. Prosessikuvauksia käytetään yhdistyksen toimihenkilöiden koulutuksessa.
Projektia pidettiin onnistuneena sekä toimeksiantajan että opinnäytetyön tekijän näkökulmasta. Jäsenrekisteri siirrettiin onnistuneesti myClub-järjestelmään, tilitoimiston sähköisten palveluiden kilpailutuksen lopputuloksena saatiin tehtyä sopimus, joka täyttää yhdistyksen tarpeet ja prosessikuvaukset olivat tarkkoja ja toimihenkilöiden koulutukseen sopivia. Erityistä kiitosta opinnäytetyön tekijä sai valmistautumisestaan kokouksiin ja yhteistyön sujuvuudesta. Kuitenkin vastaavissa kilpailutusprojekteissa sujuvuuden ja työn tasaisen ajallisen jakautumisen kannalta potentiaalisia palveluntarjoajia olisi syytä alkaa kartoittamaan mahdollisimman varhain
Jäsenrekisterin siirtoon valmistauduttiin suunnittelun ja palveluntarjoajan järjestämän koulutuksen avulla. Maaliskuussa 2022 jäsenistöstä siirrettiin ensin koesiirtona rajattu joukko jäseniä, jotta toimintaa pystyttiin testaamaan ja tämän jälkeen tehtiin lopullinen siirto. Tilitoimiston sähköisten palveluiden kilpailutus suoritettiin onnistuneesti tammi-helmikuussa 2022 edeten tarjouspyynnöistä tarjouksiin ja yhdistyksen johtokunnan päätökseen valitusta tilitoimistosta. Taloushallinnon prosessikuvauksissa käytettiin taustateoriana Alec Sharpin ja Patrick McDermottin kirjaa Workflow Modeling, Tools for Process Improvement and Application Development ja kuvaukset aloitettiin joulukuussa 2021 kuvaamalla prosessit ennen uusien järjestelmien käyttöönottoa ja tilitoimiston valinnan jälkeen kuvaamalla prosessit uusien järjestelmien käyttöönoton jälkeen. Prosessikuvauksia käytetään yhdistyksen toimihenkilöiden koulutuksessa.
Projektia pidettiin onnistuneena sekä toimeksiantajan että opinnäytetyön tekijän näkökulmasta. Jäsenrekisteri siirrettiin onnistuneesti myClub-järjestelmään, tilitoimiston sähköisten palveluiden kilpailutuksen lopputuloksena saatiin tehtyä sopimus, joka täyttää yhdistyksen tarpeet ja prosessikuvaukset olivat tarkkoja ja toimihenkilöiden koulutukseen sopivia. Erityistä kiitosta opinnäytetyön tekijä sai valmistautumisestaan kokouksiin ja yhteistyön sujuvuudesta. Kuitenkin vastaavissa kilpailutusprojekteissa sujuvuuden ja työn tasaisen ajallisen jakautumisen kannalta potentiaalisia palveluntarjoajia olisi syytä alkaa kartoittamaan mahdollisimman varhain