Tapahtumajärjestäminen poikkeustilassa – live-tapahtumista verkkoon

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkitaan, miten Covid-19 eli koronapandemia on vaikuttanut tapahtumajärjestämisen alaan ja prosesseihin. Opinnäytetyö keskittyy suuriin tapahtumiin ja siihen, miten niitä on siirretty verkkoon. Opinnäytetyön tietoperustassa käydään läpi keskeisiä tekijöitä ja niihin liittyvää lainsäädäntöä, jotka tulee ottaa huomioon tapahtumajärjestäjän roolissa. Opinnäytetyössä tarkastellaan hankittavia tarpeellisia lupia, verkkotapahtumien toteutustapoja, verkkotapahtumien hyviä puolia, ja syvennytään riskienhallintaan. Tutkimuksessa käydään läpi erilaisia tapahtumatyyppejä, vaihtoehtoisia alihankintamalleja ja käytettäviä järjestelmiä, jotka voivat helpottaa järjestämisen prosesseja. Käsittelen myös mitä alihankintoja verkkotapahtumissa ei tarvita. Esitettyinä ovat tapahtumia käytännönläheisesti ohjaavat lainkohdat, mahdolliset muutosten tuomat riskit, sekä tapahtuman jälkeiset toiminnot. Tutkimuksen empiirisessä osuudessa esitetään kolmen henkilön haastattelut. Haastateltavat kertovat omista kokemuksistaan, miten sujuvasti siirtyminen fyysisistä tapahtumista verkkotapahtumiin on onnistunut. Opinnäytetyö on tehty laadullisena eli kvalitatiivisena tutkimuksena. Työn tarkoituksena on selvittää, miten tapahtumat siirtyivät verkkoon poikkeustilan seurauksena, ja mitä työkaluja on käytettävissä, jotta verkkotapahtumat onnistuisivat mahdollisimman hyvin. Aineistonkeruu onnistui eri lähteiden sisällönanalysoinnilla ja haastatteluilla. Pandemian takia suuri osa töistä siirtyi etätöiksi verkkoon, samoin siirtyivät myös tapahtumat. Opinnäytetyön päätavoitteena on auttaa alan opiskelijoita, jotka ovat vasta aloittaneet tapahtumien järjestämisenymmärtämään, miten digitaaliseen tapahtumajärjestämiseen voidaan siirtyä mahdollisimman sulavasti.