Prosessiarkkitehtuurikäsikirja

Abstract

Tämä kehittämistyö toteutettiin Elmonet Oy:lle. Työn tavoitteena oli kehittää PK-yritykselle sopiva, selkeä ja koko organisaatiolle yhdenmukainen ohjeistus prosessien kuvaamiselle ja kehittämiselle, ja löytää toimeksiantajan liiketoiminnan kannalta oleellisia huomioita prosessityöhön liittyen.

Työn tarkoitus oli olemassa olevan kirjallisuuden ja käytännön työssä havaittujen kokemusten pohjalta muodostaa toimeksiantajan käyttöön prosessiarkkitehtuurikäsikirja. Lisäksi työn aikana etsittiin keinoja, joiden avulla voidaan ratkaista päivittäisessä prosessityössä havaittuja ongelmia.

Työ toteutettiin konstruktiivisena tutkimuksena. Olemassa olevan kirjallisuuden lisäksi organisaatiolta kerättiin dataa päivittäisistä työntekoa ja prosesseja häiritsevistä puutteista ja ongelmista. Työssä tutkittiin prosessien kuvaamiseen, kehittämiseen ja mittaamiseen liittyvää teoriaa ja sitä, miten prosessit on aiemmin toimeksiantajalla kuvattu. Lisäksi tutkittiin sitä, miten prosesseissa huomioidaan yrityksen strategia ja visio. Organisaatiolta kerätyn datan analysoinnilla saatiin käsitys siitä, mitkä seikat aiheuttavat nykyisiä ongelmia päivittäisessä työssä ja miten niihin olisi mahdollista vaikuttaa.

Työn tuloksena syntyi käsikirja, joka sisältää toimeksiantajayritykselle ohjeistuksen ja mallit siitä, miten prosessityötä yrityksessä jatkossa tullaan tekemään. Käsikirjaan poimittiin tunnettuja tapoja prosessien kuvaamiseen, kehittämiseen ja mittaamiseen, ja muokattiin näistä toimeksiantajan päivittäiseen toimintaan sopivat mallit. Lisäksi yrityksen strategia ja visio saatiin tuotua osaksi toimeksiantajan prosessiarkkitehtuuria.

Kehittämistyöstä rajattiin ulos varsinainen prosessien suunnittelu- ja dokumentointityö. Käsikirja antaa kuitenkin hyvät ohjeet tälle työlle jatkossa. Tulevaisuudessa järjestelmärajapintojen kehittäminen ja osittainen töiden automatisointi voisi mahdollistaa kustannustehokkaammat prosessit.

This thesis was carried out for Elmonet Oy. The aim of the study was to develop organisationally transparent and consistent guidelines for descripting and developing SME business processes, and to make relevant observations regarding the commissioner’s process work.

The purpose of this study was to form a process architecture manual for the client's disposal, based on existing literature and experience in practical work. In addition, ways to solve the problems identified in daily process work were searched during the study.

This thesis was carried out as a constructive study. In addition to existing literature, data concerning problems that interfere with daily work and processes was collected from the organisation. Theory related to the descripting, developing, and measuring of processes, and how the processes were previously documented by the client were examined in the study. In addition, we studied how the company's strategy and vision can be taken to account in the processes. The analysis of the data collected from the organisation gave an idea of what causes current problems in day-to-day work and how it would be possible to handle these problems.

As a result of the study, a handbook was created for the commissioner, containing instructions and models of how process work will be carried out in the company in the future. Well-known ways of describing, developing, and measuring processes were picked for the manual and they were modified into models, that are suitable for the commissioner’s day-to-day operations. In addition, the company's strategy and vision were incorporated into the process architecture.

The actual planning and documentation of the processes was excluded from this study. However, the created manual will provide good instructions for this forth-coming work. In the future, the development of system interfaces and the partial automation of work could enable more cost-effective processes.