Tulorekisterin käyttöönottojen vaikutukset tiedon käyttäjien prosesseissa

Abstract

Tulorekisterin käyttöönotto muutti merkittävästi suoritusten maksajien raportointivelvoitteiden tietovirtoja eri viranomaistoimijoille reaaliaikaistamalla menneet vuosi–ilmoittamismenettelyt maksutapahtumakohtaiseen, määrämuotoiseen ilmoittamismenettelyyn. Muutoksen vaikutukset heijastuivat suoritusten maksajien ilmoitusvelvoitteiden lisäksi myös tietojen hyödyntäjien prosesseihin, kun kahdenvälisiä suorituksen maksajan ja yksittäisen käyttäjän välisiä tietovirtoja poistui.

Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää ja kuvata, miten yksittäiset tulorekisterin tietoja hyödyntävät organisaatiot onnistuivat tulorekisterimuutoksen läpiviennissä. Kuinka nämä organisaatiot valmistautuivat tulorekisterin käyttöönottoihin sekä miten, tulorekisteriin liittyvä muutosjohtaminen eri toimialoilla ja organisaatioissa toteutettiin. Lisäksi selvitetään, miten tulorekisterin tietojen hyödyntämisen mahdollisuudet jalkautettiin tiedon käyttäjien prosesseissa osaksi organisaatioiden operatiivista toimintaa. Työ on tehty toimeksiantona Verohallinnon Tulorekisteriyksikölle. Opinnäytetyön teoriaperusta linkittyy sekä muutoksenjohtamiseen, että tulorekisterimuutoksen kuvaamiseen.

Tutkimus on toteutettu kokonaistutkimuksena, jonka kohteena ovat kaikki suomenkieliset tulorekisterin tiedonsaantioikeutetut tahot. Tutkimus rajattiin koskemaan rekisteristä tietoja hyödyntäviä organisaatioita, tulorekisteriin tietoja ilmoittavien kokemuksia ei tässä työssä tutkittu. Aineiston keräsin kyselynä sähköisellä lomakkeella, jonka lähetin Verohallinnon myönteisellä avustuksella kaikille tutkimukseen osallistuville tahoille. Kysely muodostuu suurimmaksi osaksi strukturoiduista monivalintakysymyksistä. Tutkimuskysely valmisteltiin marraskuun -20 ja tammikuun -21 välisenä aikana. Tulokset analysoitiin pääosin vuoden 2021 loppuun mennessä.

Tutkimustulokset osoittivat, että Kansallisen tulorekisterin perustamishanke onnistui muutoksen johtamisessa pääosin hyvin, vaikka yksittäisiä kriittisiäkin arvioita saatiin. Toimintatapoihin ja suuren muutoksen johtamiseen liittyviä kehittämiskohteita voitiin tunnistaa. Tutkimuksen tuloksia pyritään hyödyntämään muun muassa tulorekisterin ja sen sidosryhmien välisen yhteistyön kehittämisessä, tulorekisterin mahdollisissa jatkolaajennuksissa, muissa poikkihallinnollisten kehityshankkeiden valmistelussa ja suunnittelussa sekä uusien tulorekisterin tiedon käyttäjien kanssa käytävissä neuvotteluissa ja yhteistyötavoissa. Tulorekisterin tietojen ilmoittajille ja laajemmalle kohdejoukolle opinnäytetyössä on kuvattu kattavasti menettelyt ennen – ja jälkeen tulorekisteri muutosten. Lisäksi työssä on pyritty kuvamaan tiedon käyttöä siten, että rekisterillä saavutetut ja saavutettavat hyödyt on yhdestä dokumentista luettavissa.