Palkanlaskennan prosessin tehostaminen tilitoimistossa
Peltonen, Tiia (2022)
Peltonen, Tiia
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022060315092
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022060315092
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli löytää keinoja palkanlaskennan prosessin ja toimintatapojen tehostamiseksi tilitoimistossa. Palkanlaskennassa työskennellään tiukkojen aikataulujen puitteissa. Kuitenkin palkkojen maksaminen oikeellisesti ja ajallaan on tärkeä palkansaajien oikeus. Palkanlaskenta on kokenut viime vuosina monia merkittäviä muutoksia, jotka ovat vaikuttaneet palkanlaskennan prosesseihin.
Työn toimeksiantaja on hieman alle 20 henkilöä työllistävä yksityisomisteinen tilitoimisto. Tilitoimisto on kasvanut viime vuosina voimakkaasti niin asiakasmäärissä kuin henkilöstönkin määrässä mitattuna. Voimakas kasvu yhdistettynä muihin palkanlaskentaan vaikuttaneisiin muutoksiin, kuten tulorekisterin käyttöönottoon, ovat aiheuttaneet painetta tehostaa palkanlaskennan prosesseja.
Tietoperustassa käydään läpi palkanlaskentaprosessin kulkua sekä digitalisaation tuomia mahdollisuuksia palkkahallinnon tehostamiseen. Koska kyseessä on kehittämistyö, jonka tavoitteena on prosessien muuttaminen, perehdytään myös muutosjohtamiseen. Kohdeyrityksessä asiantuntijat työskentelevät itsenäisesti ja asiakastyytyväisyyttä pidetään erittäin tärkeänä, joten työssä käydään läpi myös itsensä- sekä asiakaskokemuksen johtamista. Näiden lisäksi tietoperustassa käsittellään työskentelyn tehostamisen keinoja, joita olivat osaaminen ja lean-menetelmä, sekä yrityskulttuurin vaikutusta kehittämistyöhön.
Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, jonka tavoitteena oli luoda
kehitysehdotuksia toiminnan tehostamiseksi. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin havainnointia nykytilanteesta havainnointipäiväkirjan avulla, sekä kohdeyrityksen palkka-asiantuntijoiden avointa haastattelua.
Tutkimuksessa kävi ilmi, että eniten ylimääräistä aikaa kului lomalaskennan käytössä, sekä uuden asiakkaan aloittamiseen liittyvässä prosessissa. Työtä hankaloitti myös se, että palkkatietoja toimitettiin liian myöhään tai niitä toimitettiin hankalalla tavalla. Tärkeimmiksi kehittämiskohteiksi todettiin lomalaskennan toimintatapoihin liittyvät muutokset, sekä uuden asiakkuuden aloittamiseen liittyvän prosessin uudistus. Tutkimus ja siihen liittyvät kehitysehdotukset koettiin kohdeyrityksessä hyödyllisinä.
Työn toimeksiantaja on hieman alle 20 henkilöä työllistävä yksityisomisteinen tilitoimisto. Tilitoimisto on kasvanut viime vuosina voimakkaasti niin asiakasmäärissä kuin henkilöstönkin määrässä mitattuna. Voimakas kasvu yhdistettynä muihin palkanlaskentaan vaikuttaneisiin muutoksiin, kuten tulorekisterin käyttöönottoon, ovat aiheuttaneet painetta tehostaa palkanlaskennan prosesseja.
Tietoperustassa käydään läpi palkanlaskentaprosessin kulkua sekä digitalisaation tuomia mahdollisuuksia palkkahallinnon tehostamiseen. Koska kyseessä on kehittämistyö, jonka tavoitteena on prosessien muuttaminen, perehdytään myös muutosjohtamiseen. Kohdeyrityksessä asiantuntijat työskentelevät itsenäisesti ja asiakastyytyväisyyttä pidetään erittäin tärkeänä, joten työssä käydään läpi myös itsensä- sekä asiakaskokemuksen johtamista. Näiden lisäksi tietoperustassa käsittellään työskentelyn tehostamisen keinoja, joita olivat osaaminen ja lean-menetelmä, sekä yrityskulttuurin vaikutusta kehittämistyöhön.
Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, jonka tavoitteena oli luoda
kehitysehdotuksia toiminnan tehostamiseksi. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin havainnointia nykytilanteesta havainnointipäiväkirjan avulla, sekä kohdeyrityksen palkka-asiantuntijoiden avointa haastattelua.
Tutkimuksessa kävi ilmi, että eniten ylimääräistä aikaa kului lomalaskennan käytössä, sekä uuden asiakkaan aloittamiseen liittyvässä prosessissa. Työtä hankaloitti myös se, että palkkatietoja toimitettiin liian myöhään tai niitä toimitettiin hankalalla tavalla. Tärkeimmiksi kehittämiskohteiksi todettiin lomalaskennan toimintatapoihin liittyvät muutokset, sekä uuden asiakkuuden aloittamiseen liittyvän prosessin uudistus. Tutkimus ja siihen liittyvät kehitysehdotukset koettiin kohdeyrityksessä hyödyllisinä.