Tapahtuman kehittäminen tunnelmamuotoilun keinoin

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää 35-juhlavuottaan viettävää Resta-seminaaria tunnelmamuotoilun keinoin ja tavoitella sitä kautta ensiluokkaista asiakaskokemusta. Resta-tapahtuma kokosi hotelli- ja ravintola-alan ylimmän johdon yhteen keskustelemaan ja kuuntelemaan ajankohtaisista aiheista Ro-vaniemellä Lapland Hotel Sky Ounasvaarassa 8.-10.9.2021. Tapahtuman jär-jestäjinä toimivat Hartwall, Atria, E.Ahlström, Norex Selected Brands, Electro-lux Professional sekä Valio. Opinnäytetyö syntyi tekijän henkilökohtaisesta kiinnostuksesta oman tapahtumatuotantotyön kehittämiseen. Opinnäytetyössä kuvataan juhlaseminaarin suunnitteluprosessia, jossa käytettiin tunnelmamuotoilun kehittämismenetelmää normaalin tuotantosuunnittelun ohella. Opinnäytetyön teoriaosuudessa perehdyttiin asiakaskokemukseen ja tunnelmamuotoiluun osana asiakaskokemusta.

Työssä luotiin tapahtumaan ohjelmakonsepti, jolla tavoiteltiin ylivertaista asiakaskokemusta. Kehitystyö suoritettiin tunnelmamuotoilulla hyödyntäen tunnelmakarttaa. Asiakasymmärrystä hankittiin teemahaastatteluin ja tapahtuman sidosryhmien kanssa ideoitiin ohjelmasisällön yksityiskohtia. Dokumentti-analyysillä kartoitettiin aiempien vuosien asiakaspalautteita ja -toiveita. Kehitystyön tavoitteen mukaisesti toimeksiantajalle tuotettiin seminaarikonsepti, joka vietiin käytäntöön itse juhlaseminaarissa syyskuussa 2021.

Kehittämistyön tuloksina suositellaan asiakkaiden tarpeiden kartoittamista jatkuvan vuoropuhelun ja asiakaskyselyjen kautta, jotta varmistetaan ajankohtaiset erityistoiveet, luodaan luottamusta tapahtumakumppaneihin ja sitoutetaan vieraita tapahtumaan. Tunnelmakartta toimii erinomaisena apuna tapahtumatuotantotyön eri suunnitteluvaiheissa. Lisäksi toisilta oppimisen ja verkostoitumisen edistäminen tapahtumaohjelman sisällä lisäisi tapahtuman arvoa alan keskeisimpänä verkostoitumisalustana.

The purpose of this thesis was to develop a high standard event and meet high customer expectations by using ambience design tools. The Resta seminar is a platform for networking in restaurant industry organized by six suppliers. The author has been the producer since 2005.

The data to understand customer expectations was collected by one-to-one interviews and studying the previous customer surveys. The majority of the respondents stated that the networking possibilities and the interesting lecturers were the most important reasons to attend the event. The Ambience design model provided a new approach to event planning that helped create more detailed elements for customer enjoyment. The feedback questionnaire was sent after the event.

Based on the interviews and findings of the sources, an event concept was created and executed in Rovaniemi in September 2021. The ambience design model brought together all the event stakeholders and helped increase interest towards the future Resta events. More emphasis should be put on the methods to increase co-learning and networking in the event in the future.