Toimintakäsikirja seurajohtamisen työvälineeksi : case Nokian Pyry ry
Harju, Hannu (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022060314996
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022060314996
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö on tehty kuvaukseksi urheiluseura Nokian Pyry ry:n toimintakäsikirjan valmistumisprosessista. Työssä avataan myös urheiluseuran toimintaympäristöä ja toiminnan kehittymistä alati muuttuvassa maailmassa.
Toimintakäsikirja kokoaa seuran olemassa olevia ohjeistuksia sekä toimintaperiaatteiden teoriaa yksiin kansiin. Prosessin aikana seuran strategia on päivitetty ja seuralle on laadittu talouden ohjeistuksia, organisaatiokaavio vastuualuekuvauksineen sekä vuosikello. Seuralla on ollut ohjeistuksia ja strategia jo ennen tätä prosessiakin, mutta ohjeet ovat olleet vaikeasti saavutettavissa tai kadonneet toimijoiden vaihtumisen myötä. Strategian päivitys on toteutettu tämän prosessin aikana seuratoimijoita, harrastajia ja harrastajien vanhempia kuunnellen.
Opinnäytetyö on tehty yhdistyksen hallituksen toimeksiannosta. Opetus- ja kulttuuriministeriö myönsi seuralle 2018 seuratoiminnan kehittämistukea kahdeksi vuodeksi seurakehittäjän palkkaamiseksi. Tuon kaksivuotisen projektin aikana alkoi Pyryn kasvaminen nykyaikaan. Jäsenrekisteri siirtyi taulukkolaskentaohjelmistosta oikeasti tarkoitukseen sopivalle alustalle, markkinoinnissa alettiin hyödyntämään myös sosiaalista mediaa ja talouden hallintaa alettiin sähköistämään. Projektin seurauksena seurassa toimii edelleen seuratyöntekijä edistämässä toiminnan kehittymistä ja vastaamassa päivittäisistä rutiineista.
Toimintakäsikirjan luomista tässä vaiheessa pidetään seuraavana tärkeänä kehitysaskeleena. Sen toivotaan helpottavan toiminnan suunnittelua ja johtamista.
Käsikirjan tarve on ollut suuri, sillä niin seuran hallintotehtävissä kuin lajijaostojen aktiivitoimijoissakin on jonkin verran vaihtuvuutta. Käsikirjan myötä seura saa kattavan ja helposti saavutettavan perehdytyspaketin, johon tutustumalla uudet toimijat saavat hyvän kokonaisvaltaisen kuvan, miten aiemmin on toimittu ja mille periaatteille toiminta pohjautuu. Tälle alustalle kunkin on helppo tuoda oma henkilökohtainen osaamisensa ja kykyjensä mukaan joko ohjata tai osallistua toiminnan kehittämiseen.
Käsikirjassa olevia asioita on helppo päivittää ja vuosikello toimii osaltaan hallinnon tehtävälistana. Näin käsikirja palvelee kokonaisuutena seuran kehittämistä ja toimii, strategian lisäksi, yhtenä seurajohtamisen tärkeimmistä työkaluista. Käsikirja asetetaan kaikkien seuran jäsenten saataville seuran jäsenrekisterin (myClub) tiedostot- osioon.
Tulevien vuosien aikana käsikirjan päivittämisestä vastaa yhdistyksen hallitus. Seuran työntekijöiden, lajijaostojen vastuullisten ja muiden aktiivitoimijoiden tehtävä puolestaan on tuoda esiin havaitsemiaan päivitystarpeita ja esittää uusia ideoita, joiden pohjalta seuran toimintaa voitaisiin viedä eteenpäin ja kehittää. Yhdessä.
Toimintakäsikirja kokoaa seuran olemassa olevia ohjeistuksia sekä toimintaperiaatteiden teoriaa yksiin kansiin. Prosessin aikana seuran strategia on päivitetty ja seuralle on laadittu talouden ohjeistuksia, organisaatiokaavio vastuualuekuvauksineen sekä vuosikello. Seuralla on ollut ohjeistuksia ja strategia jo ennen tätä prosessiakin, mutta ohjeet ovat olleet vaikeasti saavutettavissa tai kadonneet toimijoiden vaihtumisen myötä. Strategian päivitys on toteutettu tämän prosessin aikana seuratoimijoita, harrastajia ja harrastajien vanhempia kuunnellen.
Opinnäytetyö on tehty yhdistyksen hallituksen toimeksiannosta. Opetus- ja kulttuuriministeriö myönsi seuralle 2018 seuratoiminnan kehittämistukea kahdeksi vuodeksi seurakehittäjän palkkaamiseksi. Tuon kaksivuotisen projektin aikana alkoi Pyryn kasvaminen nykyaikaan. Jäsenrekisteri siirtyi taulukkolaskentaohjelmistosta oikeasti tarkoitukseen sopivalle alustalle, markkinoinnissa alettiin hyödyntämään myös sosiaalista mediaa ja talouden hallintaa alettiin sähköistämään. Projektin seurauksena seurassa toimii edelleen seuratyöntekijä edistämässä toiminnan kehittymistä ja vastaamassa päivittäisistä rutiineista.
Toimintakäsikirjan luomista tässä vaiheessa pidetään seuraavana tärkeänä kehitysaskeleena. Sen toivotaan helpottavan toiminnan suunnittelua ja johtamista.
Käsikirjan tarve on ollut suuri, sillä niin seuran hallintotehtävissä kuin lajijaostojen aktiivitoimijoissakin on jonkin verran vaihtuvuutta. Käsikirjan myötä seura saa kattavan ja helposti saavutettavan perehdytyspaketin, johon tutustumalla uudet toimijat saavat hyvän kokonaisvaltaisen kuvan, miten aiemmin on toimittu ja mille periaatteille toiminta pohjautuu. Tälle alustalle kunkin on helppo tuoda oma henkilökohtainen osaamisensa ja kykyjensä mukaan joko ohjata tai osallistua toiminnan kehittämiseen.
Käsikirjassa olevia asioita on helppo päivittää ja vuosikello toimii osaltaan hallinnon tehtävälistana. Näin käsikirja palvelee kokonaisuutena seuran kehittämistä ja toimii, strategian lisäksi, yhtenä seurajohtamisen tärkeimmistä työkaluista. Käsikirja asetetaan kaikkien seuran jäsenten saataville seuran jäsenrekisterin (myClub) tiedostot- osioon.
Tulevien vuosien aikana käsikirjan päivittämisestä vastaa yhdistyksen hallitus. Seuran työntekijöiden, lajijaostojen vastuullisten ja muiden aktiivitoimijoiden tehtävä puolestaan on tuoda esiin havaitsemiaan päivitystarpeita ja esittää uusia ideoita, joiden pohjalta seuran toimintaa voitaisiin viedä eteenpäin ja kehittää. Yhdessä.