Strategialla selkeyttä hankintoihin : tilapalvelujen hankintastrategiakartoitus kuntasektorilla

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, onko kuntasektorilla tilapalveluiden hankintaan hankintastrategiaa. Työssä selvitettiin myös, mikä ohjaa hankintoja, jos hankintastrategiaa ei ole. Tavoitteena oli kartoittaa kuntasektorin tilapalvelujen hankintastrategian nykytila. Toimeksianto opinnäytetyöhön tuli TPA Andersson Oy:ltä.

Tutkimus toteutettiin puhelinhaastatteluin lokakuun 2009 aikana. Tutkimukseen osallistui yhdeksän eri kunnan hankinnoista vastaavaa tai niissä mukana olevaa henkilöä. Kunnat valikoituvat tutkimuk-seen toimeksiantajan kontaktien kautta sekä osa esimerkiksi sijaintinsa vuoksi. Kunnat edustivat suuria (yli 90 000 asukasta), keskisuuria (10 000 - 60 000 asukasta) ja pieniä (alle 10 000 asukasta) kuntia asukasmäärän suhteen.

Tutkimuksen tuloksena selvisi, että vain 22 %:lla kunnista (kahdella kunnalla yhdeksästä) oli hankintastrategia tilapalvelujen hankintaan. Kuntien hankintastrategia sisälsi muun muassa määrittelyn siitä, mitä palveluja kunnat tuottavat itse ja mitä ostetaan, käytettävät palvelulaatumääritelmät sekä hankinnan hinnan ja laadun painoarvot valintaperusteisiin liittyen. Vastaajien mielipiteet hankintastrategian hyödyllisyydestä vaihtelivat: 56 % vastaajista piti hankintastrategiaa hyödyllisenä, 22 % ei pitänyt sitä tarpeellisena ja 22 % vastaajista ei osannut sanoa mielipidettään. Tutkimuksessa selvitettiin myös, mitä tilapalveluja ostetaan kunnissa. Eniten ostetaan turva-, siivous- sekä kiinteistönhuoltopalveluja.

Opinnäytetyössä selvisi kuntasektorin tilapalvelujen hankintastrategian nykytila. Tilannetta ei aikaisemmin tiedetty. Tutkimuksen perusteella toimeksiantaja voi kehittää toimintaansa ja pyrkiä kehittämään myös kuntien hankintatointa. Opinnäytetyö oli ajankohtainen, sillä palvelujen ulkoistaminen myös kuntasektorilla on yleistymässä.

The aim of the thesis was to find out whether municipalities have a strategy for procurement of facility services. It was also examined which factors control procurement if no strategy exists. The purpose was to chart the current situation of municipalities concerning the strategy for procurement of facility services. The thesis was commissioned by TPA Andersson Oy.

The study was executed by individual telephone interviews in October 2009. Nine persons in different municipalities being in charge or participating in procurement of facility services were interviewed. The municipalities were selected by the commissioner of the thesis or for example by the location of the municipality. The municipalities were large (over 90 000 inhabitants), medium-sized (10 000 – 60 000 inhabitants) and small (under 10 000 inhabitants) in terms of the number of inhabitants.

The results of the study showed that only 22 % of the municipalities (two municipalities out of nine) participating in the study had a strategy for procurement of facility services. The strategy contained a definition of which services the municipalities provided themselves and which services were outsourced. It also defined which service qualification attributes to use and the weighting of the procurement price and quality, related to the selection criteria. Furthermore, it was also examined which facility services the municipalities outsource. Safety services, cleaning and maintenance services are the most outsourced services in these municipalities. The opinions of the importance of a strategy for procurement of facility services varied: 56 % of the respondents considered it to be useful, 22 % did not see the benefits and 22 % had an opinion.

The current situation of the strategy for procurement of facility services was cleared up in the thesis as the situation had been uncharted before. On the grounds of the study the commissioner can further develop their operations as well as the procurement operations in municipalities. The thesis was very current due to the fact that today many municipalities consider outsourcing facility services.