Myyntilaskutusprosessien kehittäminen toimeksiantajayrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa toimeksiantajayrityksen myyntilaskutusprosessien nykytila ja tuottaa yritykselle kehitysehdotuksia prosessien kehittämiseen. Tutkittavana aiheena oli myyntilaskutus ja siihen liittyvät tukikäsitteet. Tutkimuksessa kartoitettiin myös nykyisten järjestelmien sopivuus prosesseihin. Tutkimuksen toimeksiantajana toimi Woolman Oy, joka oli kasvun seurauksena huomannut, että nykyiset myyntilaskutusprosessit eivät tue liiketoimintaa tehokkaasti.

Tutkimus toteutettiin laadullisena eli kvalitatiivisena tutkimuksena. Tutkimuksen teoriaosuus muodostui kirjallisuudesta, laeista ja erilaisista verkkojulkaisuista, jotka liittyivät olennaisesti tutkimusaiheeseen. Tutkimusaineisto kerättiin puolistrukturoidun teemahaastatteluiden avulla. Teemahaastattelut toteutettiin huhtikuun 2022 ensimmäisen kahden viikon aikana, ja haastatteluihin kutsuttiin yhteensä neljä henkilöä. Haastatteluihin kutsuttiin toimeksiantajayritykseen työsuhteessa olevia henkilöitä. Tutkimuksessa haastateltiin toimeksiantajan talousosaston lisäksi kaksi henkilökunnan jäsentä, jotka osallistuvat laskutusprosessien vaiheisiin.

Tutkimus osoitti, että toimeksiantajan nykyisissä prosesseissa on kehitettävää. Tutkimustulosten perusteella yritykselle annettiin kehitysehdotuksia. Ensimmäisenä kehitysehdotuksena pidettiin toiminnanohjausjärjestelmän implementointiprojektin viimeistelyä, jotta myyntilaskutusprosessissa saadaan automatisoitua myyntilaskujen muodostus ja lähetys. Seuraavaksi toimeksiantajalle ehdotettiin laskutuksen ohjeiden kehittämistä sisäiseen käyttöön, jolla voidaan yhtenäistää henkilöstön käytännöt prosesseissa. Kolmanneksi toimeksiantajalle ehdotettiin resurssien allokoimista sisäiseen kehitykseen ja sisäisten resurssien avulla integraatioiden luomista järjestelmien välille, jotta prosessien ei tarvitsisi olla manuaalisen tiedonsiirron varassa. Toimeksiantajalle ehdotettiin myös luottopäätöksien implementointia myyntiprosessiin, mitä ei ole yrityksen prosesseissa mukana. Näiden lisäksi toimeksiantajalle laadittiin kehitysehdotuksia sopimustenhallinnan keskittämisestä yhteen järjestelmään sekä maksumuistutusten lähetyksen nopeuttamisesta. Sopimustenhallinta oli hajautunut useampaan eri järjestelmään, ja ensimmäinen maksumuistutus lähetettiin viikko laskun eräpäivän jälkeen. Toimeksiantajalle luovutettiin kehitysehdotuksien lisäksi prosessikuvaukset nykyisistä prosesseista jatkokäyttöä varten.