Sähköinen huoltokirja kiinteistöjohtamisen työkaluna

Abstract

Tiivistelmä Sähköinen huoltokirja on talotekniikka alalla, niin projekti - kuin ylläpito ja huoltopuolella, käytössä oleva järjestelmä, jonne tallennetaan tietoja kiinteistöistä. Huoltokirja pitää sisällään palvelupyynnöt ja niiden läpimenoajan seurannan ja käyttöpäiväkirjamerkinnät, joiden avulla seurataan päivittäistä kiinteistöissä tapahtuvaa toimintaa. Laitetiedot ja dokumentit, kuten huoltoraportit ja muut kiinteistöön liittyvät asiakirjat tallennetaan sähköiseen huoltokirjaan. Sähköisten huoltokirjojen käyttö tulee lisääntymään tulevaisuudessa. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten sähköisen huoltokirjan aktiivinen käyttö tukee kiinteistöpäällikön työtä ja antaako aktiivisesti täytetty huoltokirja lisäarvoa asiakkaalle sekä palveleeko huolellisesti täytetty huoltokirja kiinteistöpäälliköitä kiinteistöjohtamisessa. Työn tilaaja on Are Oy. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, jonka aineiston kerääminen toteutettiin puolistrukturoituna haastatteluna viidelle kiinteistöpäällikölle ja talotekniikka-alan asiantuntijoille. Haastattelut toteutettiin Teams:n välityksellä, Korona-pandemian aikana fyysisiä tapaamisia tuli välttää ja Teams - haastatteluun oli helpompi saada henkilöitä, kuin kasvokkaisiin haastatteluihin. Tutkimus osoitti, että huoltokirjan aktiivinen käyttö tuo lisäarvoa asiakassuhteeseen ja tukee kiinteistöpäälliköiden työtä. Sähköisen huoltokirjan havaittiin helpottavan päivittäistä työtä sekä palveluntuottajan että työn tilaajan näkökulmasta. Huoltokirjaa ei koettu helppona eikä yksinkertaisena käyttää. Silti se koettiin välttämättömäksi työkaluksi kiinteistöjohtamisessa. Are Oy ja talotekniikka-ala, voivat hyödyntää tutkimustuloksia asiakassuhteen kehittämisessä sekä palvelun laadun parantamisessa.