Perehdytysprosessin nykytilan ja kehittämismahdollisuuksien kartoitus digitalisoituvassa toimintaympäristössä

Abstract

Printcom Center Oy:llä oli tarve selvittää kokemuksia perehdytysprosessin nykytilasta, sekä kartoittaa kehittämismahdollisuuksia digitalisoituvassa toimintakentässä. Tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa perehdytysprosessiin osallistuneiden esihenkilöiden ja perehdytettävien työntekijöiden kokemuksia prosessin nykytilasta, sekä tuottaa toimeksiantajalle kehittämisideoita perehdytyksen kehittämiseksi haastatteluiden ja kirjallisuuskatsauksen tulosten pohjalta. Tutkimuksen tehtävänä oli auttaa toimeksiantajaa huomaamaan perehdytysprosessinsa kehittämistarpeet, sekä huomioimaan digitalisaation tuomat mahdollisuudet perehdyttämisen kehittämisessä.

Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisen kehittämistyön keinoin laadullisia tutkimuskeinoja hyödyntäen tapaustutkimuksena. Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastatteluilla keväällä 2022. Tutkimusaineisto analysoitiin teoriaohjaavalla sisällönanalyysillä.

Tutkimustulokset osoittivat, että perehdytykselle on luotu hyvät perusrakenteet, positiivisesti esille nousivat erityisesti yhteiset perehdytyspäivät ja perehdytyskummijärjestelmä. Perehdytystä varten on onnistuttu luomaan yhteinen osaamistietokanta, sekä tuottamaan perehtymistä tukevaa työsuhde- ja työprosessimateriaalia. Perehdytysprosessia tukee selvästi myös tiimien sisäinen yhteistyö ja tuki. Toisaalta perehdytysprosessia haastaa resurssipulasta johtuva kiire, asiakastarpeiden sovittaminen perehdytyksen tarpeisiin ja toimipistekohtainen yrityskulttuuri. Näiden lisäksi pandemiasta johtuva etätyöskentely ja itsenäinen työnkuva ovat haastaneet perehdyttämistä. Kehittämisehdotuksiksi havaittiin perehdytyskiireen helpottaminen esihenkilöitä avustavien henkilöiden rekrytoinnilla, perehdytysmateriaalien uudistaminen sekä konkreettisempien prosessikuvausten ja -suunnitelmien luominen. Näiden lisäksi ehdotettiin tekoälyn, robotiikan ja data-analytiikan laajempaa hyödyntämistä, sekä pelillistämisen ja digitaalisten oppimisympäristöjen harkitsemista. Organisaatiolta toivottiin suunnitelmallisempaa tiimiytymishetkien mahdollistamista sekä tietoista hybridikulttuurin rakentamista.