Sähkönjakeluverkon urakoitsijan dokumentointiprosessien kehittäminen

Abstract

Sähkönjakeluverkon tilaaja-toimittajakumppanuudet ovat muuttuneet merkittävästi viimeisten vuosien aikana. Aiempaa suurempaa roolia kumppanuussopimuksissa on annettu työn valmistumisaikataululle sekä laadulle. Sähkönjakeluverkon dokumentoinnin onnistumisella on suora yhteys mitattuun valmistumisaikatauluun sekä laatuun. Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Eltel Networks Oy:n dokumentointiprosesseja sekä kuvata parannetut dokumentointiprosessit Elenia Verkko Oyj:lle tehtäville töille. Dokumentointiprosesseja ei oltu kuvattu aikaisemmin. Opinnäytetyön tavoitteen saavuttamiseksi työ jaettiin kahteen vaiheeseen. Ensimmäisessä vaiheessa määriteltiin kaksi lähtötilanteeseen liittyvää tutkimuskysymystä: mikä oli dokumentoinnin tila ja millaisia parannuskohteita siinä tunnistettiin. Tutkimuskysymyksiin haettiin vastauksia laadullisen tutkimuksen avulla. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin verkkokyselyä sekä verkkohaastattelua. Verkkokysely ja verkkohaastattelut kohdistettiin dokumentointiprosesseissa työskenteleviin dokumentoijiin sekä työnjohtajiin. Verkkokyselyn, verkkohaastattelun sekä tilaajan toimittaman laatuaineiston avulla laadittiin nykytila-analyysit dokumentointiprosesseista eri vuosisopimusalueilla. Nykytila-analyysi osoitti eroavaisuuksia alueiden käytänteissä lähtötietojen toimittamisessa, dokumentointiprosessien eri vaiheiden suorittamisessa sekä henkilöstön tehtävissä. Opinnäytetyön toisessa vaiheessa järjestettiin työpaja, jossa nykytila-analyysi esiteltiin. Sen pohjalta keskusteltiin eri vuosisopimusalueiden dokumentointiprosessien nykyisistä eriävistä käytänteistä, sekä määriteltiin uusien, yhtenäisten dokumentointiprosessien eri tehtävien järjestykset sekä vastuuhenkilöt. Työpa-jaan osallistui yrityksen henkilöstöä kaikilta alueilta. Kehittämistyön tuloksena saatiin vuosisopimukseen sisältyville töille uudet dokumentointiprosessit, jotka kuvattiin toimintojen välisinä prosessikarttoina. Uudet dokumentointiprosessit selkeyttävät ja yhdenmukaistavat tiedonkulkua sekä työntekijöiden vastuita prosessissa. Dokumentointiprosessien kuvauksia voidaan käyttää vanhojen sekä etenkin uusien työntekijöiden perehdyttämiseen prosessin mukaiseen toimintaan. Dokumentointiprosessikuvauksia kannattaa käyttää tulevaisuudessa myös mahdollisessa työnohjausjärjestelmän kehitystyössä.