Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen yrityksen ostolaskujen käsittelyssä : case: varsinaissuomalainen terveysteknologian yritys
Torkkell, Lauri (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022060816892
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022060816892
Tiivistelmä
Opinnäytetyö käsittelee ohjelmistorobotiikkaa (RPA, Robotic Process Automation) ja sen käyttöä ostolaskujen käsittelyprosessissa. Ensin käsitellään RPA:ta ja sen soveltamista ostolaskujen käsittelyprosessiin teoriassa ja tämän jälkeen tutkitaan miten RPA on vaikuttanut ostolaskujenkäsittelyprosessiin esimerkki-yrityksessä.
Esimerkki-yrityksenä on työn toimeksiantaja, Varsinais-suomalainen terveysteknologian yritys, joka siirtyi käyttämään RPA:ta ostolaskujen käsittelyprosessissa opinnäytetyön kirjoittamisen aikana. Vaikutusta tutkitaan esimerkiksi mittaamalla robotin käsiteltävissä olevaa laskuvolyymiä, tunnissa käsiteltyjen laskujen määrää ja vaikutusta myöhässä maksetuista laskuista aiheutuviin viivästyskuluihin. Lopuksi tehdään yhteenveto ja pohditaan käyttöönottoprosessia ja sen vaikutusta ostolaskujen käsittelyyn ja työntekijöihin.
RPA tarkoittaa automatisoitua ohjelmistoa, joka kykenee tekemään suuren volyymin toistuvia ja sääntöpohjaisia rutiinitehtäviä käyttäen samoja järjestelmiä kuin ihmistyöntekijäkin. Näin ollen työntekijöille vapautuu aikaa vaativimpiin ja mahdollisesti motivoivampiin työtehtäviin. RPA on yksinkertaisuutensa ansiosta helppokäyttöisempi ja edullisempi, kuin muut automatisointiratkaisut. RPA pystyy käsittelemään kuitenkin vain tietyssä muodossa olevaa dataa ja se ei ole ratkaisu huonosti suunniteltuihin prosesseihin. Tulevaisuudessa RPA:n ja tekoälyn yhdistelmät tuovat lisää mahdollisuuksia.
RPA:n avulla oikein toteutettuna ja muitakin automaatiotekniikoita hyödyntäen ostolaskujen käsittelyprosessi saadaan automatisoitua tehokkaasti. Tämä on suuri muutos verrattuna aikaisempaan manuaaliseen prosessiin. Prosessin automatisoinnilla lisätään nopeutta ja voidaan saavuttaa merkittäviä säästöjä.
Vaikka RPA:ta ei yrityksessä oltu käytetty vielä kauaa, positiivisia vaikutuksia voidaan jo havaita ostolaskujen käsittelyprosessissa. Esimerkiksi robotille käsittelykelpoisten laskujen määrä on noussut, samoin kuin tunnissa käsiteltävien laskujen määrä, lisäksi viivästyskulut näyttävät olevan hienoisessa laskussa. RPA:n käyttöönotto on oikea askel myös, mikäli yrityksen taloushallinnon prosesseja halutaan automatisoida pitemmälle. The subject of this thesis is Robotic Process Automation (RPA) and its use in purchase invoice processing. First the thesis will cover the subject in theory and after that examine the impact of RPA to purchase invoice process in the example company.
The company, commissioner of this thesis, is health technology company in Southwest Finland, which began to utilize RPA in its purchase invoice processing during the writing of this thesis. The impact will be examined by measuring the volume of invoices processed by RPA, the invoices processed per hour and the impact on costs caused by late payments. Finally, the results will be summarized and the impact of RPA’s utilization to purchase invoice process and employees will be discussed.
RPA means automatized applications which are able to do repetitive, routinely and rule- based tasks of big volume using the same applications as human employee would. Therefore employees are able to do more demanding and motivating tasks. Because of its simplicity RPA is more user- friendly and cost efficient than other automation solutions. Nevertheless RPA can only process data in certain form and it is not a solution to fix badly planned processes. In the future the combination of RPA and artificial intelligence will open more possibilities.
With the help of RPA and other automation technologies, the purchase invoice process can be automatized effectively. This is a great change compared to the manual process of the past. With automatization, increased pace and cost-efficiency can be achieved.
Even in a short period of RPA use, some positive effects can be detected in commissioner’s purchase invoice process. For example, the volume of invoices suited for RPA has increased, as well as the volume of invoices processed per hour, also the costs of delayed payments are on a slight decline. Utilization of RPA is the right step forward, if company’s financial processes are to be automatized further.
Esimerkki-yrityksenä on työn toimeksiantaja, Varsinais-suomalainen terveysteknologian yritys, joka siirtyi käyttämään RPA:ta ostolaskujen käsittelyprosessissa opinnäytetyön kirjoittamisen aikana. Vaikutusta tutkitaan esimerkiksi mittaamalla robotin käsiteltävissä olevaa laskuvolyymiä, tunnissa käsiteltyjen laskujen määrää ja vaikutusta myöhässä maksetuista laskuista aiheutuviin viivästyskuluihin. Lopuksi tehdään yhteenveto ja pohditaan käyttöönottoprosessia ja sen vaikutusta ostolaskujen käsittelyyn ja työntekijöihin.
RPA tarkoittaa automatisoitua ohjelmistoa, joka kykenee tekemään suuren volyymin toistuvia ja sääntöpohjaisia rutiinitehtäviä käyttäen samoja järjestelmiä kuin ihmistyöntekijäkin. Näin ollen työntekijöille vapautuu aikaa vaativimpiin ja mahdollisesti motivoivampiin työtehtäviin. RPA on yksinkertaisuutensa ansiosta helppokäyttöisempi ja edullisempi, kuin muut automatisointiratkaisut. RPA pystyy käsittelemään kuitenkin vain tietyssä muodossa olevaa dataa ja se ei ole ratkaisu huonosti suunniteltuihin prosesseihin. Tulevaisuudessa RPA:n ja tekoälyn yhdistelmät tuovat lisää mahdollisuuksia.
RPA:n avulla oikein toteutettuna ja muitakin automaatiotekniikoita hyödyntäen ostolaskujen käsittelyprosessi saadaan automatisoitua tehokkaasti. Tämä on suuri muutos verrattuna aikaisempaan manuaaliseen prosessiin. Prosessin automatisoinnilla lisätään nopeutta ja voidaan saavuttaa merkittäviä säästöjä.
Vaikka RPA:ta ei yrityksessä oltu käytetty vielä kauaa, positiivisia vaikutuksia voidaan jo havaita ostolaskujen käsittelyprosessissa. Esimerkiksi robotille käsittelykelpoisten laskujen määrä on noussut, samoin kuin tunnissa käsiteltävien laskujen määrä, lisäksi viivästyskulut näyttävät olevan hienoisessa laskussa. RPA:n käyttöönotto on oikea askel myös, mikäli yrityksen taloushallinnon prosesseja halutaan automatisoida pitemmälle.
The company, commissioner of this thesis, is health technology company in Southwest Finland, which began to utilize RPA in its purchase invoice processing during the writing of this thesis. The impact will be examined by measuring the volume of invoices processed by RPA, the invoices processed per hour and the impact on costs caused by late payments. Finally, the results will be summarized and the impact of RPA’s utilization to purchase invoice process and employees will be discussed.
RPA means automatized applications which are able to do repetitive, routinely and rule- based tasks of big volume using the same applications as human employee would. Therefore employees are able to do more demanding and motivating tasks. Because of its simplicity RPA is more user- friendly and cost efficient than other automation solutions. Nevertheless RPA can only process data in certain form and it is not a solution to fix badly planned processes. In the future the combination of RPA and artificial intelligence will open more possibilities.
With the help of RPA and other automation technologies, the purchase invoice process can be automatized effectively. This is a great change compared to the manual process of the past. With automatization, increased pace and cost-efficiency can be achieved.
Even in a short period of RPA use, some positive effects can be detected in commissioner’s purchase invoice process. For example, the volume of invoices suited for RPA has increased, as well as the volume of invoices processed per hour, also the costs of delayed payments are on a slight decline. Utilization of RPA is the right step forward, if company’s financial processes are to be automatized further.