Myyntireskontran toiminnan ja myyntisaatavien seurannan yhtenäistäminen ja kehittäminen Kamux Oy:ssä

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli yhtenäistää kolme erilaista yrityksen käy-tössä olevaa myyntisaatavien käsittelyprosessia. Toisena tavoitteena oli tutkia ja arvioida myöhemmin käyttöönotettavan uuden taloushallinnon ohjelmiston vaikutuksia nykyisiin työtapoihin. Työn toimeksiantajana oli Kamux Oy, joka on suurin käytettyjä autoja myyvä yritys Suomessa.

Työn teoriaosuudessa käsiteltiin yleisesti taloushallinnon prosesseja, minkä tarkoituksena oli antaa lukijalle selkeä kuva siitä, minkälaiseen asiaym-päristöön opinnäytetyö sijoittuu. Hieman syvällisemmin käsiteltiin myyn-tilaskutusta ja siihen kuuluvaa myyntireskontraa, johon opinnäytetyö suo-ranaisesti kohdistuu. Lisäksi työssä tutustuttiin taloushallinnon sähköisiin ohjelmistoihin ja niiden käyttöön erikokoisissa ja -tyylisissä yrityksissä.

Tutkimus suoritettiin teemahaastatteluilla. Haastatteluiden kohteina olivat yrityksen talouspäällikkö ja talousjohtaja, joilta saatiin tietoa sähköisistä ohjelmistoista ja yrityksen tilanteesta. Myyntireskontran parissa työskente-levät sihteerit puolestaan antoivat tietoa yrityksen käytössä olevista erilai-sista myyntisaatavien käsittelyprosesseista.

Työn tuloksena saatiin uusi yhtenäinen myyntisaatavien käsittelyprosessi, joka parantaa riskinhallintaa sekä helpottaa yrityksessä työskenteleviä sih-teereitä ja myyjiä heidän jokapäiväisessä työssään. Lisäksi saatiin selville erilaisia seikkoja, jotka uuden ohjelmiston käyttöönoton yhteydessä on hyvä ottaa huomioon. Näitä olivat muun muassa sihteerin roolin muuttu-minen, opetteluvaiheen haasteet ja taloudellisuus pitkällä aikavälillä.

Johtopäätöksenä todettiin, että yrityksen toimintoja ja työntekijöiden toi-mintatapoja on syytä tarkastella tietyin väliajoin, jotta pystytään tekemään kulloinkin tarvittavat toimenpiteet eri prosessien tehokasta ja mielekästä suorittamista varten. Myös oikeanlaisen taloushallinnon ohjelmiston löy-täminen ja valitseminen todettiin olevan yritykselle erittäin tärkeää.

The aim of the thesis was to unify three different methods of accounts re-ceivable processes within the company. Another target was to examine and evaluate the impacts on the working methods between the current and new financial management software. The client company is Kamux Oy which is the largest company in used cars business in Finland.

The beginning of the theory part dealt with the financial management pro-cesses on a general level. The purpose was to give the reader a clear image about the context of the thesis. Sales invoicing and accounts receivable, which are the main issues of this thesis, were given a more in-depth analy-sis. The theory contains also an introduction to the financial management software and their use in different kind of companies.

The research was performed in the form of theme interviews. The targets of the interviews were the finance manager and the finance director who briefed about different software and the financial position of the company. Secretaries working with the accounts receivable presented the different processes the company uses in sales receivable.

One of the results of the thesis was the new coherent sales receivable pro-cess which improves the risk management of the company. It also helps the secretaries and sales persons in their everyday tasks. The thesis also brought up the issues which should be taken into consideration when in-troducing the new software. These issues include e.g. the changes in job descriptions; the challenges of the learning phase when introducing the new software and the economic efficiency in the long run.

In conclusion, it was stated that it is necessary to evaluate the company’s functions and working methods at certain intervals. In that way it is possi-ble to make the needed changes in the processes to keep working as effi-cient and interesting as possible. It was also concluded that choosing the right kind of financial management software is very important for the company.