Pienten tilitoimistoalan yritysten automaation lisääminen palkkahallinnon prosesseissa

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana toimii Haaga-Helian Älykkään automaation osaamiskeskus – hanke. Opinnäytetyössä tutkitaan, millaisia mahdollisuuksia pienillä tilitoimistoalan yrityksillä on lisätä ja kehittää automaatiota palkkahallinnon prosesseissa ja tämän perusteella toimeksiantaja voi miettiä millaista koulutusta osaamiskeskuksessa mahdollisesti halutaan tarjota palkkahallinnon prosesseihin liittyen.

Hankkeen tavoitteena on edistää mikro, pk- ja kasvuyritysten taloushallinnon prosessien kehittymistä automatisoidumpaan suuntaan rakentamalla yritysten tarpeita tukeva koulutus- ja osaamiskeskus. Osaamiskeskuksessa yritykset saavat tukea ”digiloikan” edistämiseen talousprosesseissaan, kuten ohjelmistorobotiikan ja muiden tekoälyteknologioiden hyödyntämisessä. Hanke kokoaa yhteen asiantuntijoita, teknologioita ja palvelua tarvitsevia pienyrityksiä. Osaamiskeskuksessa pk-yritysten työntekijät saavat ilmaista opastusta ja koulutusta ja soveltavat sitten oppimaansa käytäntöön, kukin oman kehitysprojektinsa osalta.

Opinnäytetyö toteutettiin kvalitatiivisella eli laadullisella tutkimusotteella ja aineistonkeruumenetelmänä käytettiin teemahaastattelua. Haastattelurunko rakennettiin yhdessä toimeksiantajan kanssa tutkimusongelmien sekä teoreettisen viitekehyksen pohjalta. Haastatteluiden kohderyhmänä olivat isommat tilitoimistoalan yritykset, joissa automaatiota jo laajemmin hyödynnetään.

Työn teoreettisessa viitekehyksessä käydään läpi taloushallinnon kehittymistä älykkäämpään suuntaan, ohjelmistorobotiikkaa ja tekoälyä automaation muotoina, palkkaprosessin vaiheita sekä automaation hyödyntämistä palkkaprosessissa. Työn empiirisessä osassa esitellään tutkimuksen toteutus ja käytetyt tutkimusmenetelmät. Tämän jälkeen tutkimuksen tulokset käydään läpi jaoteltuina teemahaastatteluiden teemojen mukaisesti. Tulosten jälkeen on pohdinta luku, jossa käydään läpi tutkimuksen keskeisimmät tulokset, pohditaan tutkimuksen luotettavuutta ja pätevyyttä sekä arvioidaan omaa oppimista prosessin aikana ja opinnäytetyön onnistumista.

Tuloksista nousi esiin, että ensisijaisesti pienten tilitoimistojen automaatiota kannattaa lisätä jo olemassa olevan palkkajärjestelmän avulla. Jos rinnalle halutaan kehittää muuta automaatiota, on ohjelmistorobotiikka hyvä vaihtoehto. Joskin kustannusten ja hyötyjen suhde tulee laskea todella tarkkaan ja miettiä prosessin osa, jonka robotisoinnilla on aidosti hyötyä. Pienen tilitoimiston automatisoinnin kehityksen avuksi kannattaa myös harkita osaavaa kumppania. Lisäksi haastatteluiden vastausten perusteella erityistä huomiota kannattaa kiinnittää ihmisten muutosjohtamiseen ja siihen, kuinka automaatioon työyhteisössä suhtaudutaan.