Myyntilaskutusprosessin kehittäminen : Niemi Palvelut Oy:ssä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia ja luoda toimeksiantajalle mahdollisimman tarkka kuva Niemi Palvelut Oy:n myyntilaskutuksen prosessista, sen ongelmista ja pohtia kehitysehdotuksia. Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää myyntilaskutuksen prosessia Niemi Palvelut Oy:ssä sekä vähentää virheellisiä laskuja Tampereen yksikön alueella.

Opinnäytetyö on tutkimuksellinen kehittämistyö, jonka teoreettisena viitekehyksenä toimii prosessien ja prosessien kehittämisen teoria sekä myyntilaskutusprosessin teoria. Aineiston hankintaan käytettiin haastatteluja, havainnointia, dokumenttianalyysiä ja prosessianalyysia. Monipuolisella aineistolla pyrittiin saavuttamaan mahdollisimman tarkka kuva Niemi Palvelut Oy:n myyntilaskutusprosessista ja sen ongelmakohdista. Havainnointia tapahtui työntekijänä ja haastattelut prosessin eri osissa toimivilta henkilöiltä tarkensivat opinnäytetyön tekijän kuvaa tutkittavasta prosessista. Dokumenttianalyysi ja prosessianalyysi tukevat myyntilaskutusprosessin hahmottamista ja ongelmien analysointia.

Myyntilaskutusprosessin ongelmat tulevat usein esille vasta taloushallinnon osastolla, jossa tapahtuu Niemi Palvelut Oy:n laskutus. Ongelmia ilmenee koko prosessin ajan, mutta suurimmat niistä kohdistuvat muuttolaatikoiden vuokrauksen ja muuttoprojektien yhteydessä käytettäviin lähetteisiin. Virheellisesti täytetty lähete aiheuttaa useasti myös virheellisen laskun asiakkaalle. Reklamaatioraporttien perusteella muuttoprojekteissa tavaraa vaurioituu jonkin verran muuton aikana, kuten muuttotavaraa muuttoautoon kannettaessa tai kuljetuksen aikana.

Ongelman analysoinnin ja kehitysehdotusten avulla pyritään kehittämään koko myyntilaskutusprosessia. Opinnäytetyössä havaittiin, että koko prosessia ei tarvitse muuttaa vaan kehittää sen toimimattomia osia tehokkaammiksi. Johtopäätökset tutkittavasta ongelmasta viittaavat kehittämään lähetteitä helpommin täytettäviksi ja käsiteltäviksi. Uudenlaisen ohjelomakkeen luominen asiakkaalle selkeyttää muuttolaatikoiden palautuksen prosessia asiakkaan näkökulmasta. Lisäksi oman henkilöstön koulutuksen ja sisäisten ohjeiden kautta voitaisiin prosessin sujuvuutta parantaa.

This thesis was commissioned by Niemi Services Ltd, a company which provides re-movals and different sorts of service projects. The objective of this thesis was to collect information and provide the client with as accurate a picture as possible of the compa-ny’s sales invoicing process, to identify its problems and to come up with development proposals. The goal of this thesis was to develop a sales invoicing process for Niemi Services Ltd as well as to reduce the number of faulty invoices in the Tampere business unit region.

The thesis is a research and development work; the theoretical framework covers process theory, process development theory, and sales invoicing process theory. The research methods used were interviews, observation, document analysis and process analysis. The varied methods mentioned above were used to achieve as accurate a picture as possible of Niemi Ltd.’s sales invoicing process and its problems.

In Niemi Services, problems with the sales invoicing process are often noticed as late as in the Financial Management department, which is the department responsible for bill-ing. Problems occur throughout the process, but the most serious of these concern the rental of moving boxes and the statements of work used in connection with removal projects. Improperly filled out statements of work also often cause an incorrect invoice to be sent to the customer.

The study found that there is no need to change the whole process, but the non-functional parts of the system should be made more efficient. The conclusions of the theses were that the statement of work form should be improved to make it easier to fill out and process. Also, creating a new type of form for the customer would clarify the process of returning moving boxes. In addition, the process of improvement could be facilitated by internal staff training, and creating guidelines for internal use.