Pienyrityksen tietojärjestelmän kehittäminen

Abstract

Äänekosken Tietokonepalvelun tilaamassa työssä selvitettiin vaihtoehtoja pienen yrityksen tuntikirjanpito- ja laskutusjärjestelmäksi. Lisäksi tarve oli laite- ja varastonhallintasovelluksille. Vaatimuksina olivat etäkäytettävyys myös mobiililaitteella, tietoturva ja avoin lähdekoodi. Työssä testattiin kahta erilaista laskutusohjelmistoa; Pupesoft ja MLInvoice. Tuntikirjanpitoon testattiin Anuko Timetracker -ohjelmaa. Laite- ja varastonhallintasovelluksille ei löydetty soveltuvia erillisiä valmiita ohjelmia. Ne sisältyivät yleensä laajempiin toiminnanohjausjärjestelmiin.

Testattaessa ohjelmia havaittiin, että Pupesoft on suurenkin konsernin käyttöön sopiva täysimittainen toiminnanohjausjärjestelmä. Ohjelman useiden varasto- ja toimipaikkojen hallinta sekä ominaisuudet, jotka oli selkeästi suunnattu talousosaston käyttöön, tekivät ohjelmasta pienelle yritykselle hieman liian raskaan. MLInvoice puolestaan on sopivampi pienen yrityksen laskutus- ja asiakashallintaohjelmaksi. Timetracker on kehityskelpoinen ohjelma työaikojen ja kilometrien kirjaamiseen mobiililaitteella. Se ei kuitenkaan ilman muutoksia täytä kaikkia vaatimuksia.

Työn tuloksena yrityksen käyttöön valittiin MLInvoice-laskutusohjelma. Ohjelman tietokantaan tehtiin pieniä muutoksia, koska laite- ja varastonhallintaosiot tehtiin käyttämään samaa kantaa. Työaikojen kirjaamiseen asennettiin Timetracker. Ohjelmistot ja tietokannat asennettiin Linux-palvelimelle, jonka tietoturvaa parannettiin vaaditulle tasolle.

Ohjelmistoa kehitetään jatkossa enemmän toiminnanohjausjärjestelmän suuntaan integroimalla osiot tiiviimmin yhteen ja muokkaamalla käyttöliittymiä yhtenäisemmiksi. Laite- ja varastonhallinnan käyttöliittymät siirretään todennäköisesti laskutusohjelman välilehdiksi. Työaikojen kirjauksessa selvitetään mahdollisuutta viedä tunnit ja kilometrit suoraan laskutusohjelmaan kyseiselle asiakkaalle.

The purpose of the Bachelor´s Thesis assigned by Äänekosken Tietokonepalvelu was to find suitable billing and time tracking software for a small business. There was also a need for information database for stock and device management. The main requirements for the solution were: open source, remote access also with mobile devices and information security. Two different billing software were tested, Pupesoft and MLInvoice. For time tracking purposes, the tested software was Anuko Timetracker. For stock and device management no suitable software was found.

During tests it became quite clear that Pupesoft is meant for large companies with multiple stocks and which have their own finance department for accounting. Although it is possible to use it with small business or micro-enterprise, it may not be practical. MLInvoice is a lighter system for very small companies. Timetracker was found to be a potential software for time tracking purposes, though it needed some modifications to meet all requirements.

As a result of the thesis, MLInvoice was selected to be used as billing software. The database was slightly modified to meet the requirements of stock and device information software, which were integrated to use the same database. For time tracking Anuko Timetracker was installed and also slightly modified. The aforementioned programs were installed onto a Linux server. The server was hardened to meet the security requirements.

This software will be improved and developed to meet the further requirements of a full ERP software. The user interfaces will be integrated with the billing software as tabs. Concerning time tracking software, one examined feature will be integration to the billing software.