Hyvän tiedonhallintatavan mukainen asiakirjahallinta Porin Palveluliikelaitoksessa
Heino, Niina (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022061718181
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022061718181
Tiivistelmä
Opinnäytetyö toteutettiin julkishallinnollisen organisaation asiakirjahallintaan liittyvien toimintatapojen selvittämiseksi ja hallinnollisten päätösten yhdenmukaistamiseksi. Työn tavoitteena oli selvittää tapoja tehokkaan, laadukkaan ja lainsäädännöllisesti oikean ja hyvää tiedonhallintatapaa noudattavan asiakirjahallinnan toteuttamiseksi.
Hyvällä tiedonhallintatavalla tarkoitetaan kaikkea asiakirjojen, tietojärjestelmien ja niihin liittyvän tiedon saatavuutta, käytettävyyttä, suojausta ja eheyttä sekä muita tiedon laadullisia tekijöitä.
Opinnäytetyö on toteutettu toiminnallisena opinnäytetyönä laadullisella tutkimusotteella. Analysoinnissa hyödynnettiin käytännön havainnointia, organisaation valmiita dokumentteja ja sähköisen kyselyn tuloksia. Työlle asetettuihin tavoitteisiin pääsemiseksi, selvitettiin organisaation asiakirjahallintaan liittyvät nykyiset toimintatavat sekä kehittämisehdotuksia asiakirjahallinnallisten toimintojen yhtenäistämiseksi organisaation tehtävät, tarpeet ja hallinnollinen organisaatio huomioiden.
Opinnäytetyön tuloksena koottiin yhteen toimintaohje, joka sisältää organisaation tehtävien mukaiset asiakirjahallinnollisessa prosessissa tyypillisesti käsiteltävät asiat ja niitä toteuttavien henkilöiden tehtävät. Toimintaohje toimii parhaimmillaan hallinnon sisäisten työnkulkujen ja päätöksenteon tukena, säästää henkilöstöresursseja ja tavoittelee osaltaan hyvää riskienhallintaa.
Hyvällä tiedonhallintatavalla tarkoitetaan kaikkea asiakirjojen, tietojärjestelmien ja niihin liittyvän tiedon saatavuutta, käytettävyyttä, suojausta ja eheyttä sekä muita tiedon laadullisia tekijöitä.
Opinnäytetyö on toteutettu toiminnallisena opinnäytetyönä laadullisella tutkimusotteella. Analysoinnissa hyödynnettiin käytännön havainnointia, organisaation valmiita dokumentteja ja sähköisen kyselyn tuloksia. Työlle asetettuihin tavoitteisiin pääsemiseksi, selvitettiin organisaation asiakirjahallintaan liittyvät nykyiset toimintatavat sekä kehittämisehdotuksia asiakirjahallinnallisten toimintojen yhtenäistämiseksi organisaation tehtävät, tarpeet ja hallinnollinen organisaatio huomioiden.
Opinnäytetyön tuloksena koottiin yhteen toimintaohje, joka sisältää organisaation tehtävien mukaiset asiakirjahallinnollisessa prosessissa tyypillisesti käsiteltävät asiat ja niitä toteuttavien henkilöiden tehtävät. Toimintaohje toimii parhaimmillaan hallinnon sisäisten työnkulkujen ja päätöksenteon tukena, säästää henkilöstöresursseja ja tavoittelee osaltaan hyvää riskienhallintaa.