Projektimalli työkaluna seurannassa

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Varsinais-Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymä. Projektit näkyvät organisaation toiminnassa siten, että kuntayhtymän strategian mukaisia tavoitteita toteutetaan asiakkaiden hyvinvoinnin lisäämiseksi projektien muodossa ja toimintaa kehitetään projekteina. Projektit vaihtelevat projektityypin ja koon mukaan. Projektitoiminnan lisääntymisen myötä organisaatiossa projektijohtamisen toimintatapojen yhtenäistämiselle ja projektien seurannan kehittämiselle on tunnistettu tarve organisaation kehittämispalveluiden yksikössä.

Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää, miten organisaation projektijohtamisen toimintatapoja voidaan yhtenäistää ja jäsentää siten, että projektin seuranta ja projektin tilasta kertova raportointi olisi järjestelmällistä ja selkeää. Tavoitteena on kuvata projektinhallintaprosessi selkeyttämään projektin vaiheita ja määritellä projektin elinkaarenaikaiset tyypilliset seurannan tarkistuspisteet ja kehittää projektiseurannan työkalu.

Opinnäytetyön teoriaosassa kuvataan projektijohtamisen taustaa lähtien projektityypeistä, projektin elinkaaresta ja toimintaympäristöstä sekä sitä, miten projektin seuranta linkittyy eri projektinjohtamisen vaiheisiin. Lisäksi tuodaan esille muutama skaalautuva projektimalli, jotka projektityypistä ja projektinhallinnan menetelmistä riippumatta ovat sovellettavissa kaikkiin projekteihin. Lisäksi nostetaan esille projektin suorituskyvyn mittaamisen menetelmiä sekä projektin menestystekijöitä huomioivia integroituja projektimalleja.

Opinnäytetyön empiirisen osan aineiston keruu toteutettiin puolistrukturoidulla kyselytutkimuksella. Kyselytutkimuksella selvitettiin organisaatiossa toteutettujen projektien luonnetta projektityypeittäin, projektijohtamisen osaamisen tasoa, projektin seurannan raportoimiskäytäntöjä sekä projektitiimin työskentelytapoja. Kyselytutkimuksen avoimien kysymysten avulla saatiin projektijohtamisen parantamisehdotuksia ja vastaajilla oli mahdollisuus antaa vapaata palautetta.

Teorian ja tutkimuskyselyn pohjalta ehdotetaan helppoa ja selkeää porttityyppistä projektimallia, johon sovelletaan ISO 21500 standardin toimintaohjeita ja porttityyppisen projektimallin piirteitä. Ehdotettava projektimalli sisältää luettelomaisesti projektin jokaisen vaiheen olennaiset työt sekä projektin tarkistuspisteet projektin seurannan kartaksi. Projektin edistymisraportin dokumenttipohja on laadittu seurannan työkaluksi. Seurannan prosessi kestää koko projektin elinkaaren ajan, joten myös projektimalli toimii seurannan työkaluna ja siksi seurannan kehittämisen yhteydessä käsitellään myös projektinjohtamisen kokonaisuutta.

The present Master’s thesis was commissioned by the Federation of Municipalities of the Southwest Finland Special Care District. The projects are reflected in the organization in a way that the strategic goals are implemented in order to increase the well-being of customers in the form of projects, and the functions are developed as projects. Projects vary by project type and size. With the increase in project activities in the organization, the need to harmonize project management practices and develop project monitoring has been identified in the organization's development services.

The purpose of the study is to explore how the organization's project management practices can be standardized and how structured project monitoring and project status reporting can be systemized and streamlined. The goal is to describe the project management process to clarify project phases and define typical monitoring checkpoints during the project lifecycle and to develop a project monitoring tool.

The theoretical part of the thesis describes the background of project management from the perspectives of project types, the project life cycle and organization environment, and how project monitoring is linked to different stages of project management. In addition, it discusses a few scalable project models that are applicable to all projects regardless of the project type and project management methods. Furthermore, methods for measuring project performance and integrated project models that take into account project success factors are highlighted.

The data collection of the empiric part of the thesis was carried out using a qualitative semi-structured survey. The survey focused on the nature of projects implemented in the organization by project type, the level of project management expertise, project monitoring reporting practices and the working methods of the project team. The open-ended questions in the survey provided suggestions for improving project management and the respondents were also given the opportunity to provide free feedback.

Based on the theory and survey results, an easy and clear gate-type project model, which applies the operational guidelines of the ISO 21500 standard and the features of the gate-type project model, is proposed. The proposed project model includes a list of the essential tasks for each phase of the project as well as the project checkpoints as a map for project monitoring. The document template for the project progress report has been prepared as a monitoring tool. The monitoring process lasts throughout the project life cycle, hence the project model also serves as a monitoring tool and, therefore, project management as a whole is discussed in connection with the development of monitoring as well.