Successful event organising - a trade fair manual
Suokivi, Tanja (2022)
Suokivi, Tanja
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022082519642
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022082519642
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön lähtökohtana on vastata kysymykseen, millainen on hyvä messutapahtuma ja miten se tulisi toteuttaa.
Lähdin toteuttamaan tutkimusta toimeksiantotyön pohjalta. Pornaisten yrittäjät tilasivat minulta messutapahtuman tuotannon, joka kuitenkin pandemian vaikutuksesta vaihtui tuotantoa ohjaavaksi vuosikelloksi.
Muutamien tapaamisten pohjalta tulimme tulokseen, ettei vuosikello vastaisi heidän tarpeeseensa. Päädyimme vuosikellon sijaan siihen, että kokonaisvaltainen, heille räätälöity manuaali messutapahtuman järjestämisestä palvelee paremmin.
Tämä päättötyö osoittaa sinulle miten hyvä messutapahtuma voidaan toteuttaa. Työssä kuvataan aluksi millaisia piirteitä ja ominaisuuksia on hyvällä messutapahtumalla. Sen jälkeen esittelen Pornaisten Yrittäjien yhdistykselle tuottamani käsikirjan messutapahtuman järjestämiseksi, jossa nämä piirteet ja ominaisuudet on huomioitu. Toimeksiantaja on tuottanut vapaaehtoispohjaista messutapahtumaa yli kaksi vuosikymmentä. Tapahtuma-alan muutokset ovat johtaneet useisiin haasteisiin, joihin tässä opinnäytetyössä etsittiin vastauksia.
Lopussa pohdin, millainen on hyvin järjestetty messutapahtuma ja miten tämä toimeksiantajalle luotu manuaali vastaa tähän kysymykseen heidän tarpeidensa pohjalta. Tavoitteena oli tuottaa joustava ohjekirja ja projektinhallintatyökalut ihmisille, joille tapahtuman järjestäminen ei ole jokapäiväistä työtä. The starting point of this thesis is to answer the question of what a good fair event is like and how it should be implemented. Thesis is based on a commission work.
I set out to carry out research process based on commissioned work. Association of Pornainen Entrepreneurs ordered the production of a trade fair event from me, which, however, due to the impact of the pandemic, changed to an annual clock that controls the production.
Based on a few meetings, we concluded that the annual clock would not meet their needs. Instead of an annual clock, we decided that a comprehensive, customized manual for organising the trade fair would serve them better.
This thesis will demonstrate you how a good fair event can be implemented. First, I describe the features and characteristics of a good trade fair event. After that, I will present the trade fair manual I produced for the Association of Pornainen Entrepreneurs, where those features and characteristics are considered. The commissioner has been producing a volunteer-based fair for over two decades. The changes in the event industry have led them to several challenges, to which answers were sought on this thesis.
At the end, I discuss about what a well-organised fair is like and how this manual answer to this question based on the commissioner’s needs. The goal was to produce a flexible guidebook and project management tools for people for whom organising an event is not an everyday job.
Lähdin toteuttamaan tutkimusta toimeksiantotyön pohjalta. Pornaisten yrittäjät tilasivat minulta messutapahtuman tuotannon, joka kuitenkin pandemian vaikutuksesta vaihtui tuotantoa ohjaavaksi vuosikelloksi.
Muutamien tapaamisten pohjalta tulimme tulokseen, ettei vuosikello vastaisi heidän tarpeeseensa. Päädyimme vuosikellon sijaan siihen, että kokonaisvaltainen, heille räätälöity manuaali messutapahtuman järjestämisestä palvelee paremmin.
Tämä päättötyö osoittaa sinulle miten hyvä messutapahtuma voidaan toteuttaa. Työssä kuvataan aluksi millaisia piirteitä ja ominaisuuksia on hyvällä messutapahtumalla. Sen jälkeen esittelen Pornaisten Yrittäjien yhdistykselle tuottamani käsikirjan messutapahtuman järjestämiseksi, jossa nämä piirteet ja ominaisuudet on huomioitu. Toimeksiantaja on tuottanut vapaaehtoispohjaista messutapahtumaa yli kaksi vuosikymmentä. Tapahtuma-alan muutokset ovat johtaneet useisiin haasteisiin, joihin tässä opinnäytetyössä etsittiin vastauksia.
Lopussa pohdin, millainen on hyvin järjestetty messutapahtuma ja miten tämä toimeksiantajalle luotu manuaali vastaa tähän kysymykseen heidän tarpeidensa pohjalta. Tavoitteena oli tuottaa joustava ohjekirja ja projektinhallintatyökalut ihmisille, joille tapahtuman järjestäminen ei ole jokapäiväistä työtä.
I set out to carry out research process based on commissioned work. Association of Pornainen Entrepreneurs ordered the production of a trade fair event from me, which, however, due to the impact of the pandemic, changed to an annual clock that controls the production.
Based on a few meetings, we concluded that the annual clock would not meet their needs. Instead of an annual clock, we decided that a comprehensive, customized manual for organising the trade fair would serve them better.
This thesis will demonstrate you how a good fair event can be implemented. First, I describe the features and characteristics of a good trade fair event. After that, I will present the trade fair manual I produced for the Association of Pornainen Entrepreneurs, where those features and characteristics are considered. The commissioner has been producing a volunteer-based fair for over two decades. The changes in the event industry have led them to several challenges, to which answers were sought on this thesis.
At the end, I discuss about what a well-organised fair is like and how this manual answer to this question based on the commissioner’s needs. The goal was to produce a flexible guidebook and project management tools for people for whom organising an event is not an everyday job.