Virtuaalisen TE-toimiston käyttöönotto Keski-Pirkanmaan työ- ja elinkeinotoimistossa

Abstract

Opinnäytetyö tarkastelee virtuaalisen TE-toimiston käyttöönottoa Keski-Pirkanmaan työ- ja elinkeinotoimistossa. Tavoitteena oli selvittää miten toimintamalli on vaikuttanut virkailijan työhön. Lisäksi kartoitettiin käyttöönotossa ilmenneitä ongelmia ja toimintamallin kehittämisessä huomioonotettavia asioita. Työ on luonteeltaan kehittämistyö.

Kehittämistyötäni taustoittavassa osuudessa käsitellään sähköisten palvelujen kehittämiseen ja palvelukanavan valintaan vaikuttavia asioita sekä TE-toimistojen palvelumallia. Lisäksi työssä esitellään Oulun seudun työ- ja elinkeinotoimistossa toteutettua virtuaalinen TE-toimisto-hanketta, jonka tavoitteena oli pilotoida TE-hallinnon virtuaalitoimiston palveluprosessia.

Kehittämistyön tulokset perustuvat Keski-Pirkanmaan TE-toimiston henkilöstölle tehtyyn kyselyyn. Sähköpostitse lähetetty kyselylomake sisälsi sekä monivalintakysymyksiä että avoimia kysymyksiä. Kysely lähetettiin 55 henkilölle ja vastauksia tuli 10. Pienen vastaajamäärän vuoksi tulokset ovat suuntaa antavia, mutta niitä voidaan käyttää hyödyksi toimintamallin kehitystyössä.

Tulosten perusteella voidaan todeta, että toimintamallin käyttöönotto sujui melko hyvin. Sähköisen ilmoittautumisen johdosta ei virkailijan aikaa kulu enää asiakkaan tietojen kirjaamiseen ja ajankäyttö on parantunut. Toimintamalli on myös vähentänyt jossain määrin työn kuormittavuutta ja päivystyspalveluista luopuminen on tuonut virkailijoille työrauhaa.

Ongelmakohtia olivat henkilöstön perehdytys, henkilöstön vähyys sekä käytössä olevan ohjelmiston kankeus. Ongelmia aiheuttivat myös muun muassa asiakkaiden puutteelliset tietotekniset taidot.

DEPLOYMENT OF THE VIRTUAL TE-OFFICE IN THE KESKI-PIRKANMAA EMPLOYMENT AND ECONOMIC DEVELOPMENT OFFICE

This thesis examines the deployment of the virtual TE-Office procedure (an abbreviation of the Finnish ‘työ- ja elinkeinotoimisto’ literally ‘employment and economic development office’) in the Keski-Pirkanmaa Employment and Economic Development Office. This thesis aims to clarify how the work of an unemployment office clerk is affected by the procedure. In addition, the problems encountered and other observations related to the deployment of the program were also surveyed. The nature of this thesis is development work.

The development section of the thesis concerns the development of e-services, service-channel choice considerations as well as the TE-Office service model. In addition this thesis introduces the virtual TE-Office scheme implemented in the Oulu region Employment and Economic Development Office, the purpose of which was to pioneer the virtual TE-office procedure.

The results of this thesis are based on a survey given to the personnel of the Keski-Pirkanmaa TE-Office. The questionnaire included both multiple choice and open questions. The questionnaire was sent to 55 persons and 10 responses were received. Due to the small number of respondents the results can only be used as guidance, but they can be used beneficially in the development of the procedure.

According to the research results, the deployment of the procedure went quite well. Due to electronic registration, a clerk’s time is not spent recording the customer’s information and time efficiency has improved. The procedure has also reduced the work load in some manner and the renouncement of the on-call service has improved the clerks’ opportunities to concentrate on their work.

The problematic areas were the personnel induction, scarcity of staff and the rigidity of the software used. Problems were also caused amongst others by the clients’ insufficient computer skills.