Työohjeet harjoittelijan työn tukena

Abstract

Tämä toiminnallinen opinnäytetyö käsittelee valtioneuvoston viestintäosastolle laadittua sihteeriharjoittelijan työohjekansiota. Opinnäytetyö on kaksiosainen ja muodostuu produktista sekä produktin vaiheita kuvaavasta opinnäytetyöraportista. Opinnäytetyön tärkein tavoite on, että produktin tuotosta, eli työohjeita, voi järkevästi hyödyntää harjoittelijan työssä.

Työohjekansion ydin muodostuu valtioneuvoston viestintäosastolla työskentelevän sihteeriharjoittelijan keskeisimpien työtehtävien kuvauksesta sekä tehtävien ”step by step” -ohjeista. Työohjeiden on tarkoitus toimia muistin tukena perinteisen perehdytyksen ohessa.

Raportin tietoperustassa selvitetään produktiin ja koko prosessiin liittyvät teoreettiset käsitteet. Teorioiden pohjalta työlle muodostuu punainen lanka: ideaalisena tavoitteena on, että harjoittelija saa parhaan mahdollisen ammatillisen työkokemuksen ja että harjoittelijan työpanos on paras mahdollinen.

Opinnäytetyön aihe syntyi kirjoittajan omien havaintojen kautta. Kyseessä ei ole perinteinen työnantajalta saatu toimeksianto vaan oma ehdotus, joka koettiin hyödylliseksi ja johon suostuttiin. Koko prosessi käynnistyi syksyllä 2013 ja valmistui keväällä 2014. Työn lopputuloksena syntyi 93-sivuinen Ohjeita sihteeriharjoittelijalle -opas.

Toimeksiantajalta saatu palaute produktista oli positiivista. Työohjeet otettiin käyttöön saman tien.

The subject of this functional thesis is a work instruction manual compiled for secre- tary trainees of the Government Communications Department. It consists of two parts: the instruction manual itself and a thesis report which describes the overall project. The main objective of the thesis is to provide functional work instructions that can be used efficiently.

The work instruction manual mainly describes the most critical tasks of a secretary trainee working in the Government Communications Department. The manual also provides “step-by-step” instructions for these tasks. Thus, it is designed to serve as a memory support, in addition to its traditional work-orientation goal.

In the information chapter of the report the main theories of both the thesis and the overall process are explained. Based on the relevant theories, a common thread runs through on the work, i.e. the ideal objective is that the trainee gets the best possible professional work experience, and as a result of this the trainee’s work contribution is optimized.

The thesis subject was created through the writer’s own observations. The subject is not a traditional assignment that was first commissioned by an organization. In fact, it is a proposal that was determined to be useful and to which was then agreed. The whole process started in fall 2013 and was completed in spring 2014. As a result, 93 page long guide “Instructions for Secretary Trainee” was created.

The customer’s feedback on the product was positive. The work instruction manual was immediately implemented.