Henkilöstön käytön suunnittelu liikennemyymälöissä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää tehokkaan henkilöstönkäytön haasteet kaupan alan toimeksiantajayrityksen yhdessä myymälätyypissä. Tutkimusongelmana oli, miten saadaan henkilöstöresurssit tuot-tavaan ja tehokkaaseen käyttöön ilman, että tarvitsee puuttua henkilöstön määrään sekä miten mahdolliset hyvät toimintatavat saadaan käyttöön kaikissa toimipaikoissa.

Tutkimusmenetelmänä oli tapaustutkimus, joka suoritettiin puolistrukturoituna teemahaastatteluna. Lisäksi käytettiin kirjallista aineistoa, joka kerättiin toimeksiantajayrityksen tuloslaskelmista. Tutkimusvuosi oli 2013. Tutkimusvuonna toimeksiantajayrityksessä otettiin käyttöön yhtenäinen ja keskitetty vuosisuunnittelu sekä kaikille myymälätyypeille yhteinen tasoittumisjakso. Näillä haettiin toimintamalleja, joilla voitiin tarjota lisätyötunteja vakituiselle henkilöstölle. Samalla oli tarkoitus hakea toiminnan tehokkuutta siten, että työvoiman tarpeeseen pystytään etukäteissuunnittelulla reagoimaan ajoissa ja rekrytoidaan vain tarpeeseen.

Suurimmat henkilöstökuluihin vaikuttavat haasteet tutkimuksen mukaan ovat liikevaihdon muutosten lisäksi sairauspoissaolot, perehdyttäminen ja rekrytointi. Nämä lisäävät henkilöstökuluja, ja niiden aiheuttamien kustannusten etukäteissuunnittelu on vaikeaa. Pelkästään toimipaikoissa tapahtuvan toiminnan avulla ei ole mahdollista saada suuria kustannussäästöjä ja tehokkuutta henkilöstön käytössä, mikäli liikevaihto jatkaa laskuaan. Liikevaihdon saaminen kasvuun on ensiarvoisen tärkeää henkilöstökulujen hallinnassa ja henkilöstön tehokkaassa käytössä. Myös näiden myymälätyyppien rakenteita kannattaisi miettiä uusiksi toiminnan uudelleenjärjestelyä varten. Tutkimus ei antanut täysin vastausta tutkimusongelmaan, koska muuttuvia tekijöitä on niin paljon.

The purpose of this study was to find out the challenges of effective personnel planning for the client company’s one store type. The main research questions included the following: how will human resources be used profitably and effectively without a need to downsize and how will good courses of action be introduced in all workplaces.

The research method was a case study. It was carried out as a half-structured theme interview. I also used written data which was collected from the client company’s profit and loss accounts. The study was carried out in 2013 when a uniform and centralized annual operation plan and a common reference period were introduced in all stores of the client company. These were applied to operations models which could offer extra working hours to the regular personnel. The purpose was also to improve efficiency of operation so that the company can with the help of advance planning respond quickly to situations where more labour is required and the company can recruit only when necessary.

In addition to changes in revenue the most significant challenges affecting personnel expenses were sick-ness absences, orientation and recruitment. These increase personnel expenses and it is difficult to plan those expenses in advance. Improved methods in daily operations in stores do not guarantee large cost savings and efficiency in personnel planning if the revenue continues to decrease. The main prerequisite for controlling the personnel costs and the use of personnel efficiently is that the revenue will rise. It is also worth considering restructuring the operation of the stores. The study did not entirely answer the research question because there were so many variables.