Valtioneuvoston matkustusohjeen laatiminen

Abstract

Tässä opinnäytetyössä on tarkoitus kuvata valtioneuvoston matkustusohjeen laatimista epävirallisessa yhteistyöverkostossa.

Teoreettinen viitekehys perustuu kirjallisuuteen yhdessä tekemisen eri muodoista ja viitekehystä verrataan ministeriöiden välisiin epävirallisiin yhteistyöverkostoihin. Em-piirisessä osassa kuvataan valtion virkamatkustusta ja sitä säätäviä asiakirjoja, sekä ohjeen laatimista yhteistyöverkosto MiMassa (ministeriöiden matkustusasiat). MiMan laatiman yhteisen matkustusohjeen tavoitteena oli yhtenäistää käytäntöjä, antaa yhteiset ohjeet ja tulkinnat valtion matkustussääntöön ja näin varmistaa kaikille matkustajille yhtenäinen kohtelu.

Kirjoitustyö alkoi tammikuussa 2013 ja ohje valmistui keväällä 2014. Verkoston jäsenet laativat ohjetta omien töidensä ohessa. Kirjoittamisessa hyödynnettiin virkamatkustusta ohjaavia asiakirjoja, kuten esimerkiksi valtion matkustussääntöä ja MiMan jäsenten ammattitaitoa.

Valtioneuvoston kansliaan perustetaan maaliskuussa 2015 valtioneuvoston hallintoyk-sikkö. Uuteen hallintoyksikköön siirretään myös valtioneuvoston matkustuksen ohjaus. Valtioneuvoston yhteinen matkustusohje astuu muokattuna voimaan samalla kun yk-sikkö aloittaa toimintansa.

Valtioneuvoston matkustusohje on tiivis ja informatiivinen tuotos. Vaikka ohjeen yh-teinen käyttöönotto siirtyy, se vastaa siihen tarpeeseen johon se laadittiin. Jotkin minis-teriöt aikovatkin hyödyntää työtä ottamalla ohjeen jo aikaisemmin käyttöön, päivittä-mällä tai korvaamalla sillä omat ohjeensa.

The objective of the thesis was to describe how government travel guidelines were drawn up by informal cooperation network.

The theoretical framework was based on literature about different styles of working together in general, and this was then compared with informal cooperation networks between the ministries. The empirical part describes official government travel proce-dures, documents that regulate travel and the formulation of travel guidelines in the MiMa (travel management in the ministries, informal cooperation network). MiMa’s aim in drafting common guidelines for travelling was to harmonize the practices, provide common instructions and interpretation of State travel regulations and thus ensure equal treatment for all those who travel.

The process of drafting the guidelines was started in January 2013 and it was completed in spring 2014. The members of the network drafted the guidelines alongside their normal duties. Guiding documents such as the Collective Agreement Concerning Compensation for Travelling Expenses were used, as well as the skills of the members.

A new Government Administrative Unit will be set up in the Prime Minister’s Office in March 2015. Government travel management and steering will be transferred to the new unit. The revised government guidelines for travelling will come into force once the unit is operational.

The government guidelines for travelling are a concise and informative product. Alt-hough its entry into force will be delayed, the product meets the purpose it was designed for. In fact, some ministries plan to adopt it into use before its official entry into force by updating or replacing their own guidelines to comply with these guidelines.