Extranetin käyttöönoton seuranta Innolink Research Oy:ssä
Lehterikorpi, Jenni (2014)
Lehterikorpi, Jenni
Tampereen ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201405219024
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201405219024
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli viedä läpi Innolink Research Oy:n henkilöstöä koskeva toimintatapamuutos lanseeratun extranetin osalta. Tavoitteena oli saada vakiinnutettua uusi käytäntö, jossa organisaation myynti ja myynnin tuki käyttävät jokapäiväisessä työssään tarvittavia työkaluja ja dokumentteja extranetin kautta. Extranetin lanseerauksen ja toimintatapamuutoksen taustalla olivat kilpailun koveneminen toimialalla ja tarve tehostaa työntekoa koko organisaatiotasolla.
Opinnäytetyössä menetelmänä on käytetty toimintatutkimusta. Toimeksiannon tarkoituksena oli selvittää kuinka työkaluja ja dokumentteja käytettiin ja hallinnoitiin alkutilanteessa, seurata extranetin lanseerauksen ja käyttöönoton vaiheita sekä vakiinnuttaa uusi käytäntö koulutusten, kilpailuiden ja riittävän viestinnän avulla. Tutkimusaineisto on kerätty haastattelemalla kohdeyrityksen johtoa ja myyjiä sekä havainnoimalla koko henkilöstöä prosessin aikana.
Aiempien, osittain epäonnistuneiden, muutosten vuoksi kohdeorganisaatiossa koettiin extranetin lanseerausvaiheessa jonkin verran vastarintaa. Havainnointi ja keskustelut osoittivat, että suurin osa työntekijöistä koki toimintatapamuutoksen jollain tasolla negatiivisena ja pelkäsi sen tuovan lisätyötä työnteon helpottamisen sijaan. Extranetin käyttöönottovaiheessa vastarinta heikkeni huomattavasti, kun palvelua muokattiin henkilöstön kehittämisehdotusten mukaan toimivammaksi. Uusi käytäntö saatiin vakiinnutettua yrityksen sisällä jo ensimmäisen käyttöönottokuukauden aikana. Vaikka itse prosessi sujui luontevasti yrityksen sisällä, työntekijät kaipasivat enemmän viestintää varsinkin lanseerauksen alkuvaiheessa.
Uutta toimintatapaa varten organisaation koko henkilöstöä koulutettiin ja heille tarjottiin riittävästi tukea palvelun käyttöönoton vaiheessa. Muutoksen vakiintumista tulee kuitenkin edelleen seurata, jotta vanhoja toimintatapoja ei oteta uudelleen käyttöön. Toimintatutkimus prosessin eteenpäin vievänä voimana osoittautui toimivaksi, vaikka se ei kohdeorganisaatiossa täysin edennyt menetelmän syklien mukaisesti. Toimintatutkimuksen käyttö on suositeltavaa myös tulevien muutosprosessien läpiviennissä, sillä menetelmä selkeästi sopi kohdeorganisaatiolle, jonka henkilöstö on aktiivista ja haluaa olla mukana kehitystyössä.
Opinnäytetyössä menetelmänä on käytetty toimintatutkimusta. Toimeksiannon tarkoituksena oli selvittää kuinka työkaluja ja dokumentteja käytettiin ja hallinnoitiin alkutilanteessa, seurata extranetin lanseerauksen ja käyttöönoton vaiheita sekä vakiinnuttaa uusi käytäntö koulutusten, kilpailuiden ja riittävän viestinnän avulla. Tutkimusaineisto on kerätty haastattelemalla kohdeyrityksen johtoa ja myyjiä sekä havainnoimalla koko henkilöstöä prosessin aikana.
Aiempien, osittain epäonnistuneiden, muutosten vuoksi kohdeorganisaatiossa koettiin extranetin lanseerausvaiheessa jonkin verran vastarintaa. Havainnointi ja keskustelut osoittivat, että suurin osa työntekijöistä koki toimintatapamuutoksen jollain tasolla negatiivisena ja pelkäsi sen tuovan lisätyötä työnteon helpottamisen sijaan. Extranetin käyttöönottovaiheessa vastarinta heikkeni huomattavasti, kun palvelua muokattiin henkilöstön kehittämisehdotusten mukaan toimivammaksi. Uusi käytäntö saatiin vakiinnutettua yrityksen sisällä jo ensimmäisen käyttöönottokuukauden aikana. Vaikka itse prosessi sujui luontevasti yrityksen sisällä, työntekijät kaipasivat enemmän viestintää varsinkin lanseerauksen alkuvaiheessa.
Uutta toimintatapaa varten organisaation koko henkilöstöä koulutettiin ja heille tarjottiin riittävästi tukea palvelun käyttöönoton vaiheessa. Muutoksen vakiintumista tulee kuitenkin edelleen seurata, jotta vanhoja toimintatapoja ei oteta uudelleen käyttöön. Toimintatutkimus prosessin eteenpäin vievänä voimana osoittautui toimivaksi, vaikka se ei kohdeorganisaatiossa täysin edennyt menetelmän syklien mukaisesti. Toimintatutkimuksen käyttö on suositeltavaa myös tulevien muutosprosessien läpiviennissä, sillä menetelmä selkeästi sopi kohdeorganisaatiolle, jonka henkilöstö on aktiivista ja haluaa olla mukana kehitystyössä.