A Critical Review of Budgetary Systems and Processes at Small Municipality: a case study of Soini

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on antaa case-yhtiölle tietoa siitä, kuinka kattavasti työnantajan ohjeet budjetin laatimiseksi ovat saatavilla ja miten uusien viranhaltijoiden osaamista budjettia laadittaessa kehitetään. Tätä varten tutkittiin yrityksen nykyisiä työhön perehdytyksen käytäntöjä ja analysoitiin yrityksen olemassa olevia työmenetelmiä.

Tutkimussuunnitelma sisälsi tutkimuskohteessa tehtyjä laadullisia haastatteluja sekä havaintoja. Opinnäytetyö keskittyy lähinnä pieneen Soinin kuntaan, mutta tutkimuksessa annettuja suosituksia voi käyttää muissa samankokoisissa Suomen kunnissa.

Tutkimuksessa havaittiin, että case-yhtiö oli perustanut ohjeensa voimassa oleviin lakeihin ja määräyksiin. Ohjeet todettiin yleisiksi ja osittain liian yleisiksi

Haastatteluissa kävi ilmi, että nykyinen ohjeistus on käytännössä riittämätön. Henkilökohtainen valmennus ja mentorointi ovat paras tapa saada uudet viranhaltijat sisäistämään työnantajan määräämät tehtävät.

Haastattelujen ja havaintojen perusteella kirjoittaja on esittänyt suosituksia, joiden tarkoituksena on parantaa tapausyrityksen nykyisiä työnantajan työn opastuskäytäntöjä; suositusten toinen osa liittyy lähialueen kuntien välisen yhteistyön lisäämiseen ja laajentamiseen.

The purpose of this thesis is to provide the case company with information on how widely the employer’s instructions for preparing the budget are available and how the competences of new office holders are developed. For this, the company’s current job guidance practices were studied, and the company’s traditional work methods were analysed.

The research design included qualitative interviews conducted at the research company as well as observation. The thesis mainly focuses on the small municipality of Soini, but the recommendations given in the study can be used in other Finnish municipalities of similar size.

The investigation found that the case company had based its guideline on valid laws and regulations. The instructions were found to be generic and partly too general

The interviews revealed that the existing guidance is inadequate in practice. Personal coaching and mentoring are the best way to get the new officeholders to internalize the range of tasks assigned by the employer.

Based on the interviews and observation, the author has presented recommendations aimed at improving the current employer’s work management practices of the case company; the second part of the recommendations is related to increasing and expanding cooperation between municipalities in the surrounding area.