Introduction To Accounts Payable : Minimani Yhtiöt Oy

Abstract

This study’s purpose is to help guide new Minimani employees along in the accounts payable department of Minimani Yhtiöt Oy. This thesis was written for Minimani Yhtiöt Oy, which is a retail chain with several stores located throughout Finland. This work aims to provide a new recruit or intern the necessary information that is needed to work in the accounts payable department of Minimani Yhtiöt Oy.

The first section of this thesis is considered the theoretical part and will give valuable information in detail about the theory behind or involved in working in the accounts payable department of Minimani Yhtiöt Oy. Topics of this section include accounting in general, accounts payable vs. accounts receivable and what is the difference of the pair. Also found here is the invoicing process along with a brief section about Minimani Yhtiöt Oy, and their Enterprise Resource Planning software and the proper invoicing laws used in the financial department of Minimani Yhtiöt Oy. This half of the thesis also includes a section on payments, interest, and bank programs used to pay invoices.

The latter half of the thesis focuses on the methodology and a survey sent to a handful of employees at the financial department. This part also includes how the data was gathered and interpreted. The survey was conducted by using the qualitative research method by interviewing several employees from the accounts payable department in order to gain an insight of the accounts payable department of Minimani Yhtiöt Oy, and the main duties and responsibilities of an employee working there. The purpose was to reveal the practices used by the employees in that department in regards to the invoicing laws that pertain towards their work and the differences between the invoicing process of electronic and paper invoices, and which process do they prefer and which system presents the most problems towards them.

The conclusion recommends to Minimani Yhtiöt Oy about how to better the accounts payable department and the invoicing process overall by getting rid of paper invoices in the future, in order to increase productivity and morale.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on koota yhteen tietoa Minimani Yhtiöt Oy:n ostoreskontran työyksikköön tulevalle uudelle työntekijälle tai työharjoittelijalle.

Opinnäytetyön ensimmäinen osio käsittelee ostoreskontran hoidon teoreettista taustaa. Yksityiskohtainen ostroreskontran hoitoa käsittelevä teoriaosuus käsittää taloushallinnon yleisimpien termien ja käytäntöjen kuvauksen ja opastaa lukijaa Minimaniyhtiöt Oy:n taloushallinnonyksikön toimintaan ja yksikössä käytettäviin ostoreskontranhoidon tietokoneohjelmistoihin.

Toinen osio painottuu opinnäytetyön metodologisiin taustoihin ja sisältää muun muassa Minimani yhtiöt Oy:n taloushallinnon toimintaa käsittelevän osion ja Minimani yhtiöt Oy:n taloushallinon työntekijöille teetetyn kyselyn tulokset ja tulosten tulkinnan. Kysely teetettiin haastatteluna kvalitatiiviseen tutkimusmenetelmään perustuen, tarkoituksena tarkentaa työntekijöiden velvollisuuksia ja vastuualueita Minimani Yhtiöt Oy taloushallinnon yksikössä. Kyselyn pohjalta kerättiin tietoa lisäksi taloushallinnon toimintaa koskevien lakien merkityksestä työelämässä. Kysely sisälsi myös elektronisen- ja paperilaskutuksen vertailua koskevat kysymykset, joiden perusteella haettiin tietoa eri laskutusmetodien käyttöystävällisyydestä ja menetelmien yhteydessä esiintyvistä ongelmista.

Kyselyn tulosten perusteella koottiin suositus Minimani Yhtiöt Oy:lle taloushallinon ja laskutusprosessin toiminnan edistämiseksi. Laskutusmetodien vertailussa elektroninen laskutusjärjestelmä koettiin paremmaksi vaihtoehdoksi kyselyn perusteella. Sen todettiin lisäävän tuottavuutta ja parantavan työn mielekkyyttä Minimani Yhtiöt Oy:n taloushallinnon yksikössä.