FREJA Transports trailerlista

Abstract

Detta är en kvalitativ pilotstudie om vikten av fungerande informationsflöde samt informations- och ERP-system inom logistikbranschen. Studien görs som ett beställningsarbete av FREJA Transport & Logistik med syftet att evaluera ett av företagets centrala informationssystem; den så kallade trailerlistan samt betona vikten av fungerande informationssystem. Eftersom FREJA är ett växande företag har belastningen på informationssystemet ökat resulterande i funktionsproblem och nedsatt användarvänlighet. Studien innefattar en empirisk del bestående av intervjuer med nyckelpersonal inom företaget. Metodiskt bygger studien på Alan Brymans teori om kvalitativ forskning med semistrukturerade intervjuer. Sammanlagt innefattar arbetet fem intervjuer med personal samt företagets konsulterande IT-expert. Studien har avgränsats till att utreda endast kostnadsfria lösningar och förbättringsförslag för trailerlistan eftersom studien inte åtnjutit ekonomiskt understöd. På basis av intervjuerna har ett resultat sammanfattats angående informationssystemens viktighet för företaget samt specifikt angående trailerlistans betydelse. Enligt intervjuerna är systemets största problem dess tröghet och be-gränsade användningsmöjligheter. Detta antas bero på att trailerlistan är en delad Excel-fil med många användare vid olika kontor. I resultatet presenteras en kortsiktig lösning som baserar sig på förbättring av användarvanor samt en långsiktig lösning i form av integreringen av en motsvarande trailerlista i ERP-systemet. Studien fungerar som en kartläggning av företagets informationssystems resurser och funktionsduglighet samtidigt som den betonar vikten av fungerande lösningar i framtiden.

This is a qualitative pilot study regarding the importance of functioning information flow as well as information- and ERP-systems within logistics. The study is commissioned by FREJA Transport & Logistics with the intent of evaluating one of the companies central information systems; the so called trailerlist and to highlight the importance of effective information systems. As FREJA is a growing business the burden of the information systems have increased resulting in operational problems as well as impaired user friendliness. This study comprises an empirical portion consisting of interviews with key personnel within the company. Methodically this study is based on Alan Bryman´s theory of qualitative research using semi-structured interviews. Altogether the study includes five interviews with company staff as well as the companies consulting IT-expert. The study is delimited to investigate only complimentary solutions for the trailerlist since no economical assistance was granted. Results have been concluded based on the interviews concerning the importance of information systems for the company and the trailerlist. According to the interviews the biggest issues with the system seem to be it’s inertia and limited user possibilities. Assumedly this depends on that the trailerlist is a shared Excel file with many simultaneous users. A shortterm solution based on improved user performance is presented beside a longterm solution in terms of integrating a similar trailerlist into the ERP-system. This study serves as a survey regarding the company information systems resources and it’s functionality while underlining the importance of effective solutions in the future.

Tässä kvalitatiivisessa pilottitutkimuksessa käsitellään toimivien tietokulkujen, sekä tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmien tärkeyttä logistiikka-alalla. Tutkimus tehdään tilaustyönä FREJA Transport & Logistics Oy:lle. Tarkoituksena on arvioida yrityksen tietojär-jestelmän toimivuutta; niin kutsuttua trailerilistaa ja samalla painottaa toimivien tietojärjestelmien tärkeyttä. Koska FREJA on kasvava yritys tietojärjestelmän kuormitus on kasvanut, aiheuttaen toiminnallisia ongelmia vähentäen käyttäjäystävällisyyttä. Tutkimus sisältää empiirisen osion, joka koostuu yrityksen avainhenkilöiden haastatteluista. Menetelmällisesti tutkimus perustuu Alan Brymanin teoriaan koskien kvalitatiivista tutkimusta käyttäen puolirakenteellisia haastatteluja. Kokonaisuudessaan viisi avainhenkilöiden haastattelua on sisälletty tutkimukseen mukaan lukien yrityksen konsultoivan IT-asiantuntijan haastattelu. Tutkimus on rajattu selvittämään vain ilmaisia ratkaisuja trailerilistalle, sillä ei ole saanut taloudellista tukea. Haastatteluiden tulos on käsittelee lähinnä tietojärjestelmän sekä trailerilistan merkitystä yrityksessä. Haastatteluiden mukaan tietojärjestelmän suurimmat haasteet pohjautuvat sen hitauteen ja rajattuihin käyttömahdolli-suuksiin. Oletuksellisesti tämä johtuu siitä, että trailerilista on jaettu Excel-tiedosto, jota käytetään samanaikaisesti monesta kohteesta. Tutkimuksessa ehdotetaan lyhytaikaista ratkaisua joka perustuu käyttötapojen parantamiseen. Tämän lisäksi suositellaan pitkäaikaista ratkaisua jossa trailerilista integroidaan toiminnanohjausjärjestelmään. Tutkimus toimii yrityksen tietojärjestelmän resurssien sekä toiminnallisuuden kartoituksena, samalla painottaen toimivien ratkaisujen tärkeyttä myös tulevaisuudessa.