Lähitukihenkilöiden rooli Kieku-tietojärjestelmän käytössä valtiovarainministeriössä

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona valtiovarainministeriölle. Ministeriössä otettiin käyttöön Kieku-tietojärjestelmä 1.1.2013, jota varten koulutettiin 19 lähitukihenkilöä. Lähitukihenkilöt avustivat virkamiehiä järjestelmän käyttöönotossa ja sen jälkeen.

Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, oliko jokin lähitukihenkilöille suunnitelluista rooleista korostunut tai jäänyt pois Kiekun käyttöönoton aikana tai sen jälkeen. Tavoitteena oli myös selvittää, millaisena lähitukihenkilöt kokivat roolinsa.

Teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään perehdyttämistä ja työnopastusta, erityisesti perehdyttäjän ja työnopastajan näkökulmasta. Työssä käsitellään näiden lisäksi myös erilaisia perehdyttäjärooleja sekä perehdyttämisen ja työnopastuksen erilaisia menetelmiä.

Tutkimuksessa käytettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää. Tutkimusaineisto kerättiin haastattelemalla kahdeksaa valtiovarainministeriön Kieku-lähitukihenkilöä joulukuussa 2013 ja tammikuussa 2014.

Tutkimustuloksista käy ilmi, että lähitukihenkilöt toimivat edelleen heille suunnitelluissa rooleissa opastajina, perehdyttäjiä, muistuttajina, tallentajina ja yhdyshenkilöinä. Perehdyttäjän ja muistuttajan roolien koettiin korostuneen, mutta mikään rooleista ei ollut jäänyt pois. Koettiin, että ministeriössä on hyvä olla vielä jatkossakin Kieku-lähitukihenkilöitä tukemassa loppukäyttäjiä ja perehdyttämässä uusia työntekijöitä.

This thesis was made as a commission for the Ministry of Finance. The Kieku IT Programme was implemented there on 1 January 2013. The Ministry of Finance trained 19 local Kieku support persons who subsequently assisted civil servants in using the Kieku IT Programme.

The aim of this study was to ascertain if some of the planned roles for the Kieku local support persons were emphasized or left out during and after the implementation of the Kieku IT Programme. In addition, the objective was to find out how the local Kieku support persons experienced their roles.

The theoretical part of the thesis deals with job orientation and the guidance of work, especially from the trainer’s point of view. Additionally, the theoretical part covers the different roles of a trainer, as well as different methods of job orientation and occupational guidance.

The research was done using the qualitative method. The method for collecting data for this thesis was to interview eight Ministry of Finance’s local Kieku support persons in December 2013 and January 2014.

The results show that the local Kieku support persons operate as guides, initiators and Kieku’s contact persons, as was planned. They also remind other civil servants of Kieku IT Programme’s deadlines. The interviewed local support persons thought that the role of an initiator and the role of a person who reminds civil servants of Kieku’s deadlines were both emphasized. None of the planned roles were omitted. It was seen as necessary to have local Kieku support persons in the future, both to support experienced users of the Kieku IT Programme and to initiate new employees on how to use it.