Palveluyhtiöt - tietotarpeen kartoitus

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajan, Art and Design City Helsinki Oy:n rooli on palveluyhtiöiden konseptisuunnittelu ja yhtiön hallinnollinen konsultointi. Opinnäytetyön tavoitteena on selvittää, millaisia tietotarpeita palveluyhtiöillä ja Helsingin kaupungin virastoilla on, liittyen palveluyhtiöiden toimintaprosesseihin. Tietotarpeen kartoituksen tavoitteena on, että palveluyhtiön toimintaprosessiin osallistuvat tahot ymmärtäisivät toistensa tietotarpeita paremmin ja voisivat edelleen kehittää tietojohtamisen käytäntöjään.

Keväällä 2014 perustettavan Kruunuvuorenrannan Palvelu Oy:n toiminnan mallia käytetään työssä esimerkkikuvauksena palveluyhtiön toimintaprosessista. Prosessi käsittää vaiheet palveluyhtiön perustamisesta tulevalle rakennutusalueelle, sen toimintaan ja lopulta siirtämiseen asunto-osakeyhtiön omistukseen ja hallintaan.

Palveluyhtiöt ovat Helsingin kaupungin osakkuusyhtiöitä. Palveluyhtiöiden vastuulla on toteuttaa, omistaa, hallita, vuokrata, luovuttaa ja ylläpitää sekä uudistaa toimialueitaan. Näitä ovat rakennutettavien sopimusalueiden uudet asuntotontteja palvelevat ja niiden ulkopuoliset autopaikkatontit, joille toteutetaan pysäköintilaitoksia autopaikkoineen. Pysäköintilaitosten lisäksi niitä ovat yhteispihatontit, yhteiskerhotilat ja alueportaali. Palveluyhtiöön sovelletaan osakeyhtiölakia.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisin menetelmin, haastattelemalla kuutta eri sidosryhmien edustajaa. Vastauksista ilmenee puutteita tiedonkulussa virastojen ja toimeksiantajayrityksen välillä. Ongelmat ovat ratkaistavissa päivittämällä tapoja jakaa tietoa ja kehittämällä virastojen tiedonjakamisen toimintatapoja.

The client organization of this study, Art and Design City Helsinki Ltd, is in charge of concept designing of service companies and their administrative consulting. The mandator of this study is Kari Halinen, the Manager of Art and Design City Helsinki Ltd, the Arabian Service Ltd, Kalasatama Services Ltd and Kruunuvuorenranta Services Ltd. The thesis was a qualitative research carried out by means of interviews in order to determine what kind of information needs the company and its stakeholders have, relative to the service company’s process.

Service companies are affiliated city-owned companies. Service companies are responsible for the implementation, ownership, management, leasing, and maintenance of their operational areas. These include servicing new residential plots and their external car parking lots for contract areas under construction. Service companies are also in charge of common court areas, community rooms and web portals. Limited Liability Companies Act applies to service companies.

The aim of this study is to identify the information requirement of companies involved in the service company process to enable the parties to better understand each other's information needs and to continue to develop their knowledge management.

In this study the operation model of Kruunuvuorenranta Services Ltd (established 2014) was used as an example to describe the service company's business process. The process comprises the phases regarding the establishment and operations of a service company in a prospective construction area until the eventual transferring of the ownership and management from the service company to housing companies.

The study was conducted by interviewing six representatives of the various stakeholders. The responses revealed that there were flaws in the delivery of information between the parties concerned. These problems could be solved by updating and developing the information delivery and networking policies of agencies involved.