Matkailuyrityksen ulkoisen viestinnän suunnitelman laatiminen Punkaharjun Valtionhotellille

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli ulkoisen viestinnän suunnitelman laatiminen Punkaharjun Valtionhotellille. Opinnäytetyön toimeksiantaja on HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Haagan-yksikön Ruoka&Matkailu-hanke, jonka tavoitteena on kehittää suomalaisten matkailuyrittäjien toimintaa ja tarjota heille uusia ratkaisuja sekä toimintatapoja matkailuliiketoiminnan tueksi. Hankkeen edustajat valitsivat siihen liittyvien case-yritysten joukosta viestintäsuunnitelman tekoon soveltuvaksi kohdeyritykseksi Punkaharjun Valtionhotellin.

Viestintäsuunnitelman tekemisen tueksi tutustuin kohdeyrityksen viestintään sekä haastattelin kohdeyrityksen edustajaa viestintäsuunnitelman lähtökohtien määrittämiseksi.

Viestintäsuunnitelma on konkreettinen työkalu yrityksen käyttöön ja sen on tarkoitus toimia myös pohjana muiden Ruoka&Matkailu –hankkeen case-yritysten viestinnän suunnittelulle. Viestintäsuunnitelma on muotoiltu kohderyhmän tarpeet huomioon ottaen. Viestintäsuunnitelma on tekstipohjainen opas, jossa tärkeät viestinnän perusasiat on esitelty. Näitä asioita ovat Valtionhotellin viestinnän kohderyhmät, organisaation ydinviestit ja kanavat kohderyhmien tavoittamiseksi. Lopussa on myös osuus viestinnän onnistumisen seurantaa varten.

Viestintäsuunnitelma julkaistaan sähköisenä Valtionhotellin viestinnän vastuuhenkilöille ja Ruoka&Matkailu-hankkeen käyttöön toukokuun 2014 lopussa. Suunnitelman päivityksestä vastaavat Punkaharjun Valtionhotellin edustajat. Olen myös esittänyt viestintäsuunnitelman täydentämiseksi kehitysehdotuksia, kuten asiakastutkimuksen toteuttaminen ja verkkosivujen uudistaminen. Viestintäsuunnitelmaa voi myös jatkossa täydentää mm. viestinnän vuosikellolla ja budjetilla.

The objective of this bachelor’s thesis was to draft an external communications plan for Punkaharjun Valtionhotelli (the Punkaharju State Hotel). This thesis was created as a part of HAAGA-HELIA University of Applied Sciences’ Food & Tourism Project. The project’s objectives were to develop the operations of Finnish tourism companies and offer new solutions and procedures to support their business. The representatives of the project chose Punkaharju State Hotel as a suitable target business for this. The hotel is one of the Food & Tourism Project’s case companies.

To support the drafting of the communications plan I familiarised myself with the cur-rent state of communications in the case company. I also interviewed a company rep-resentative to better ascertain the best basis for the communications plan.

This plan’s main purpose is to be a concrete tool for the company. Its secondary purpose is to serve as a model for communications planning in other case companies of the Food & Tourism Project. The plan was drafted taking into account the requirements of the target group. The communications plan is a text-based guide and includes most of the important elements of organisational communications. These are the target groups of the Punkaharju State Hotel, the core messages of the organisation and the channels used to reach the target groups. The plan also includes a section for follow-up.

The communications plan will be published as a pdf-format guide for the benefit of those responsible for communications at the Punkaharju State Hotel, as well as for the use of the Food & Tourism Project at the end of May 2014. Hotel representatives will be responsible for updating the communications plan. I have also suggested amendments to the company’s communications procedures, such as a renewal of their website and further research on customer experiences.