Ohjeet SharePoint -sivustojen käyttämiseen ja ylläpitämiseen

Abstract

Tämän työ- ja elinkeinoministeriölle toimeksiantona tehdyn opinnäytetyön tavoite on tuottaa käyttöohjeet Microsoft SharePoint 2010 -pohjaisen intranetin kolmelle eri käyttäjäryhmälle, joita ovat sisältösivujen päivittäjät, työtilojen vastuuhenkilöt ja työtilojen peruskäyttäjät.

Käyttöohjeissa selostetaan, kuinka kunkin ohjeen aihepiiriä koskevat SharePoint -toiminnot suoritetaan ministeriön intranetissä. Ne ovat tekniset klikkailuohjeet. Ohjeissa ei esitellä syvällisesti SharePointin teknisiä ominaisuuksia eikä ministeriön intranetiin liittyviä sääntöjä, suosituksia tai politiikkaa.

Ohjeet on koottu ministeriöstä saadusta aineistosta. Siihen kuuluu muun muassa valtioneuvoston työryhmätukiratkaisu Vatryn käyttöohjeet työtilojen omistajille ja peruskäyttäjille, ohjepaketti ja -videot ministeriön intranetin sisältösivujen päivittäjille ja ministeriön ulkoisen verkkopalvelun tem.fi sisällöntuotannon ohjeet.

Opinnäytetyön tietoperusta on jaettu kolmeen päälukuun, joista ensimmäinen käsittelee Microsoft SharePoint 2010 -ohjelmistoa. Seuraavissa pääluvuissa kerrotaan joitakin virtuaalisessa työtilassa työskentelemisen etuja ja haasteita.

Empiirinen osuus koostuu kahdesta pääluvusta. Ensimmäisessä kuvaillaan, kuinka tämän opinnäytetyön toimeksianto saatiin, mitä aineistoa produktien kokoamisessa käytettiin ja kuinka produktit toteutettiin. Seuraavassa pääluvussa kuvaillaan kunkin ohjeen rakenne ja sisältö sekä ohjeiden visuaalinen ilme. Pohdinta-luvussa muun muassa arvioidaan produktien onnistumista.

Produktien viimeisimmät versiot on lähetetty ministeriön yhteyshenkilölle. Ne on tarkoitus julkaista ministeriön intranetissä, jossa ne ovat työntekijöiden käytettävissä.

The main objective of this bachelor’s thesis, commissioned by the Ministry of Em-ployment and the Economy, was to produce three user guides for different groups of users of the Microsoft SharePoint 2010 based intranet. These three groups are content page modifiers, team site administrators and team site users.

The user guides describe how to perform SharePoint functions regarding the subject matter of each user guide on the Ministry’s intranet. The guides are mainly technical, step-by-step instructions. They include neither a thorough description of the technical specifications of the SharePoint system nor the rules, policies or recommendations relating to the Ministry’s intranet.

The user guides are composed of material received from the Ministry. The material includes, among other things, user guides for team site administrators and users of the state government’s SharePoint system, Vatry, an instruction package and videos for content page modifiers of the Ministry’s intranet and instructions on producing content for the Ministry’s external network service.

The theoretical section of this thesis consists of three chapters. The first one covers Mi-crosoft SharePoint 2010 software. The second one introduces some of the benefits and the third one some of the challenges of working in a virtual workspace.

The empirical section consists of two chapters. The first one describes how the as-signment of this thesis was acquired, what material was used in the compilation of the guides and how the process of writing the guides was carried out. The structure, con-tents and layout of each guide are each described in the following chapter. The overall success of the products, among other things, is evaluated in the concluding chapter.

The latest versions of the user guides have been sent to the contact person of the min-istry. The aim is to publish them on the intranet of the Ministry, where they will be at the employees’ disposal.