Ennakkoperintärekisteriin kuulumattoman toimittajan laskun käsittely case-yrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli tutkia, kuinka case-yrityksessä toimitaan tällä hetkellä ennakkoperintärekisteriin kuulumattomilta toimittajilta saapuneiden laskujen kohdalla. Tutkimuksen tarkoituksena oli kartoittaa nykyiset toimintatavat, ja työn tuloksena luotiin kaikille konserniyhtiöille yhteinen toimintaohje tapausten varalle. Tutkimus toteutettiin maalis- ja huhtikuussa 2014.

Teoriaosassa käsiteltiin ennakonpidätystä yleisesti, ennakkoperintärekisteriä sekä kuinka se tarkistetaan. Teoriaosassa käsiteltiin myös, kuinka kuuluu toimia, jos toimittaja ei kuulu ennakkoperintärekisteriin. Ostoreskontraprosessista kerrotaan teoriaosan toisessa osiossa. Teoriaosassa kerrotaan myös lakisääteisten velvollisuuksien laiminlyönnistä ja sen seurauksista.

Empiriaosassa selvitettiin, kuinka eri henkilöt toimivat tällä hetkellä, kun tulee vastaan ennakkoperintärekisteriin kuulumaton toimittaja. Tutkimustulokset esiteltiin rooleittain niin, että ostoreskontranhoitajien, palkkavastaavien ja kirjanpitovastaavien käsiteltiin erikseen. Myös palkanlaskennan esimiehen ja maksuliikennevastaavan näkökulmia käsiteltiin työssä. Tulosten avulla saatiin kokonaiskuva nykytilanteesta. Tutkimustulokset kerättiin teemahaastattelun avulla. Kysymykset laadittiin teoriaosan sekä tutkijan omien havaintojen pohjalta. Haastattelukysymykset toimivat pohjana keskustelumaisille haastatteluille.

Kaikki haastateltavat kokivat, että ennakkoperintärekisteriin kuulumaton toimittaja tuottaa ylimääräistä työtä. Työtä syntyy kaikissa prosessin vaiheissa, ja suurin haitta tapauksilla on, että aikaa kuluu liikaa. Tapausten selvittämiseen kuluu aikaa työtehtävien lisäksi siksi, että ei olla aivan varmoja, kuinka kuuluu toimia. Tästä syystä ohjeen saaminen oli tärkeää. Tutkimuksen pohjalta todettiin, että yrityksessä pitää tästä lähtien aina ottaa yhteys tilauksen tehneeseen henkilöön. Tutkimuksessa todettiin myös, että toimintatapoja ei pystytä nopeuttamaan. Yrityksessä pitäisi keskittyä tapausten ennaltaehkäisyyn kertomalla tilaajille, että ennakkoperintärekisterin voimassaolo pitää tarkistaa aina, kun tehdään tilaus.

The purpose of this thesis was to clarify the current method in the case company of handling purchase invoices from suppliers not registered in the Prepayment register. The purpose of the study was to identify current practices and create common instructions for the case organization. The survey was conducted in March and April, 2014.

The theoretical part included general information about withholding tax, the Prepayment register and also how the register should be verified. In the theoretical part it was also discussed how to operate if the supplier has not registered in the Prepayment register. Accounts payable process was described in the second section of theoretical part. The theoretical part also describes the neglect of statutory obligations, and its consequences.

The empirical part explored how different people worked at present when they came across a non-registered supplier. The results were presented according to their roles. Also the payroll manager and the person responsible of payment transactions were interviewed. The results created a complete picture of the current situation. The results were collected by theme interviews. The questions were drawn up on the base of the theoretical part and the researcher's own observations. Interview questions served as the basis for dialogic interviews.

All of the interviewees felt that the non-registered suppliers created extra work. Extra work was generated throughout the process, and the main disadvantage was that the cases take too much time. In addition time is spent because of the uncertainty of how to operate. For this reason, it was important to create the instructions. Based on the study, it was found that the person who made the order should always be contacted about the matter. The study also found that the process cannot be accelerated. The company should focus on the prevention of these incidents by telling the buyers that the validity of the prepayment register must be checked every time an order is made.