Tapahtuman järjestäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on tapahtuman järjestäminen. Työ on toiminnallinen opinnäytetyö ja toimeksiantajana toimii tapahtuman järjestäjä Pertti Pirttinen.

Työn tarkoituksena oli suunnitella vuoden 2010 Pirttisen konepäivät tapahtuma. Pirttisen konepäivät tapahtuma on pienimuotoinen maatalousnäyttely, joka pidetään Kortesjärvellä Pirttisen kylässä. Tapahtuma on toteutettu jo kahtena vuotena peräkkäin ja vuonna 2010 se toteutetaan kolmannen kerran. Tapahtuma on ai-emmin toteutettu järjestäjän omin voimin ilman tarkempaa tapahtumasuunnitelmaa. Tämä työ on laadittu siten, että järjestäjä tietää mitä tapahtuman järjestäminen teoriassa pitää sisällään ja opinnäytetyötä seuraamalla järjestäjä pystyy vuoden 2010 tapahtuman toteuttamaan.

Työn teoreettisena viitekehyksenä toimii tapahtuman järjestäminen ja markkinointi. Tapahtuman järjestäminen kertoo kaikki ne vaiheet, mitä järjestämiseen kuuluu, suunnittelusta toteutukseen ja jälkitoimiin. Markkinoinnissa kerrotaan, miten tapahtumaa markkinoidaan asiakkaille ja miksi markkinointi on tärkeää. Työn kolmannessa kappaleessa kerrotaan tarkemmin Pirttisen konepäivät tapahtumasta ja sen luonteesta.

Itse tapahtuman tavoitteena on kasvaa edelliseen vuoteen verrattuna ja tulla tunnetummaksi. Työ antaa kehitysideoita tapahtumalle ja sen järjestämiselle. Työn tarkoitus on antaa tarkka suunnitelma ja uusi näkökulma tapahtuman toteuttamiseen.

Johtopäätöksissä pohditaan, kuinka tapahtuma tulee toteutumaan työn antamilla ohjeilla ja mitkä asiat ovat jääneet huomioimatta. Johtopäätöksissä myös kerrotaan, mitä asioita kannattaa ottaa huomioon tapahtuman kasvaessa tulevaisuudessa.

The aim of this thesis is arranging event. This work is functional thesis. The man-datory of the thesis is Pertti Pirttinen, who is also event’s organizer.

The purpose of this thesis was to plan Pirttisen konepäivät 2010. Pirttisen konepäivät is a small-sized agriculture show. The event’s scene is Pirttinen village in Kortesjärvi. So far the event has been arranged two times and this year is the third time the event will be executed. Before, this event was executed without any exact event plan by the organizer. This thesis provides the organizer with a theo-retical background dealing with issues involved in arranging an event. Further-more, by following the present thesis step by step he can arrange the event in 2010.

The thesis deals with the theory of arranging and marketing an event. The part dealing with arranging an event part is divided into three sections. These sections are planning, execution and post-event actions. The marketing part tells how to market the event to customers and why marketing is important when arranging an event. The event is introduced in the third section.

The aim of the event is to expand and become well-known. This thesis gives de-velopment ideas and an exact plan on how to arrange the event.

The conclusion deals with the realization of the event arrangement, the issues that have been left unnoticed and the issues that should be taken into account when the event expands.