Prosessin kehittäminen ja johtaminen muutoksessa : case Jollas Instituutin laskutusprosessi

Abstract

Tutkimuksen esimerkkiyritys, Jollas Instituutti, on ammatillinen erikoisoppilaitos, joka tarjoaa valmennuspalveluja kaikille S-ryhmän ketjuille ja henkilöstöryhmille. Jollas Instituutin tehtävänä on kehittää S-ryhmäläisten osaamista siten, että liiketoiminnot voivat menestyä ja tuottaa laadukkaita palveluja S-ryhmän asiakkaille. Jollas Instituutissa liiketoimintaa tukemassa ovat tukitoiminnot, kuten laskutus. Laskutustoimintojen uudistaminen oli noussut ajankohtaiseksi uuden laskutusjärjestelmähankkeen myötä.

Kehittämistyön tavoitteena oli luoda uusi, tehokas laskutusprosessi järjestelmiä hyödyntäen ja viedä prosessi käytäntöön. Tavoitteeseen pyrittiin pääsemään muun muassa automatisoimalla toimintoja, poistamalla tiimirajoja ja keskittämällä toimintoja. Teknologian päivittäminen nykyaikaan mahdollisti toiminnan muutoksen ja prosessimaisen toimintatavan käyttöönoton. Prosessimaiseen ajatteluun siirtyminen tuli muuttamaan Jollas Instituutin tukitoimintoja. Tämänkaltainen muutos vaati vahvaa muutosjohtajuutta onnistuakseen.

Tutkimuksen teoreettisena viitekehyksenä oli prosessijohtaminen, prosessien kehittäminen ja muutosjohtaminen. Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena. Tässä toimintatutkimuksessa toimintaa kehitettiin yhteistyössä yhteisön jäsenten kanssa tutkijan osallistuessa toimintaan. Tutkija keräsi aineistot havainnoimalla ja teemahaastatteluin.

Kehittämistyön tuloksena uusi prosessi otettiin käyttöön onnistuneesti. Kesti kuitenkin ennakoitua kauemmin, ennen kuin uudet toimintatavat juurtuivat yrityksen kulttuuriin. Myös seurannan mittarit luotiin, mutta alkuperäistä aikataulua myöhemmin. Prosessin ohjeistus tehtiin manuaalin muotoon, joka toimii tukitoimintojen ohjekirjasena koko henkilöstölle.