Yhdistyksen lehtitoimituksen rutiinit uusiksi : Case: 1/2 -lehti

Abstract

½ -lehti on Tamperelaisen kulttuurin edistämistä tavoittelevan yhdistyksen toimittama kuvataidelehti, mikä on myös kenen tahansa tilattavissa. Opinnäytetyön tavoitteena oli yksinkertaistaa ja nopeuttaa vapaaehtoisvoimin julkaistavan lehden laskutusta, jakelua ja jäsenrekisterin hallintaa. Kun rutiinitehtävät ovat järjestetty mahdollisemman yksinkertaisesti ja tehokkaasti, niin sisällöntuottamiseen jää enemmän aikaa ja energiaa. Tavoitteena oli selvittää erilaisia tapoja jouduttaa lehden laskutusta ja saattaa asiakasrekisterit sellaiseen muotoon että ne ovat helppoja käyttää, ja että niistä on mahdollista hakea erilaisia tietoja eri hakuehdoin.

Selvitystyön jälkeen eri vaihtoehdot jäsenrekisterinylläpito- ja laskutusohjelmaksi esiteltiin ½ -lehden toimituskunnan puheenjohtajalle Krister Gråhnille. Tässä vaiheessa vaihtoehdot oli karsittu kolmeen ohjelmistoon. Nämä kolme vaihtoehtoa tutkittiin tarkemmin ja niiden ominaisuuksiin perehdyttiin yksityiskohtaisemmin. Lopullinen ohjelmisto valittiin, tärkeimpinä kriteereinä helppokäyttöisyys, kustannukset ja sijainti verkossa. Ohjelmisto avattiin rekisteröitymällä käyttäjäksi ja perustietojen syöttämisellä. Lopulta kaikki yhdistyksen jäsenten, tilaajien ja yhteistyökumppanien tiedot kerättiin samaan ohjelmistoon ja ensimmäiset laskut lähetettiin ohjelman kautta. Myös lehden levitykseen löytyi uusia vaihtoehtoja.

Valitussa ohjelmistossa on paljon ominaisuuksia, joiden käyttö tulee ajankohtaiseksi myöhemmin. Ohjelmaan on mahdollista muokata erilaisia rekistereitä asiakkaista ja sidosryhmistä. Yhdistyksen ja lehden verkkosivut on mahdollista rakentaa ohjelman kautta, sekä maksullisena että maksuttomana. Maksuttomana muokkausmahdollisuuksia on vähemmän. Rajataiteen ja ½ -lehden nettisivut ovat juuri uudistetut, joten kotisivupalvelulle ei ollut nyt tarvetta. Tämän projektin tärkein tavoite saavutettiin, jäsenrekisteri on selkeä ja ohjelmiston kautta laskujen lähetys tapahtuu nopeasti. Rekisteri mahdollistaa tilitapahtumien automaattisen seurannan, mikä helpottaa maksuliikenteen seurantaa ja maksumuistutusten lähettäminen tehostuu.

This Bachelor’s thesis was commissioned by Rajataide Art Association, a non-profit culture association, to rationalize the routines of its members’ magazine called ½. Rajataide Art Association mainly acts and affects in Tampere area, and aims at gathering together people who want to impact on increasing the visibility of art in Tampere. Rajataide Art Association was founded in 1996. The office of Rajataide and its own gallery are located at the address Hämeenpuisto 10 in the city of Tampere.

½ is an art magazine published by Rajataide association. It is a members' magazine but can also be subscribed to. The first ½ magazine was made in Juni 2009. From the beginning it has had many subscribers and the number has increased every year. The magazine is published three times a year, regular issues in May and in November and a special issue at a variable time of the year, depending on the theme. Editing and publishing are done as voluntary work and on a non-profit basis.

Most of the people making this magazine are non-professional in editing and publishing. The aim of the thesis was to find out ways to make the everyday routines more effective. The most important matter was to figure out how to change the registers into a form that is easy to use and update. Another focus was on invoicing, which has been made manually since the beginning. Invoicing should be as automatic as possible. There are often interns or trainees taking care of the routines, so the orientation should be simple and easy.

The hardest work was to find and select the software that would be the right one. During the process suitable software was found and taken in use. It had all the needed features and even some more, which can be used in the future. In this software all different registers are functional, and invoicing and monitoring the payments are automatic.