Tapahtuman järjestäminen: Hollywood Glamour VIP

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on tapahtuman järjestäminen. Työ toteutetaan toiminnallisena opinnäytetyönä ja toimeksiantaja on Pin-up.fi Mallitoimiston perustaja Sini Tarkkinen.

Opinnäytetyö antaa vastauksen kysymykseen: ”Kuinka pieni/keskisuuri tapahtuma järjestetään onnistuneesti?”. Koska kyseessä on toiminnallinen opinnäytetyö, sisältää se sekä tietoperustan että käytännön toteutuksen.

Opinnäytetyön tarkoitus oli aluksi perehtyä onnistuneen tapahtuman järjestämiseen sekä selvittää, mitä tapahtuman järjestämisprosessi pitää sisällään, ja mitä tapahtumamarkkinointi tarkoittaa. Erilaisista lähteistä ja kirjallisuudesta kerätyn ainoston pohjalta muodostetussa tietoperustassa käydään läpi koko tapahtuman järjestämisprosessi aina suunnitteluvaiheesta toteutukseen sekä jälkimarkkinoinnin toimenpiteisiin. Tämän lisäksi tietoperustassa perehdytään tapahtumamarkkinointiin.

Produktina tehdyn toiminnallisen opinnäytetyön lopputuotteeksi muodostui viihdetapahtuma, joka luotiin tietoperustan pohjalta. Tapahtuma oli nimeltään Hollywood Glamour VIP ja se järjestettiin Helsingissä 9.5.2014. Tapahtuma järjestettiin toimeksiantajan näkyvyyden lisäämiseksi ja tapahtuman avulla tahdottiin herättää huomiota näyttävästi suomalaisessa mediassa.

Järjestetty tapahtuma ei saavuttanut sille asetettuja tavoitteita, mutta tapahtumaan osallistuneet vieraat kehuivat tapahtuman tunnelmallista ohjelmaa. Pienestä budjetista huolimatta tapahtumalle onnistuttiin luomaan haluttu tunnelma, joka palveli tapahtumalle asetettua Hollywoodin glamour -teemaa.

The topic of this thesis was the organization of an event. It was done as a functional thesis with the Pin-up.fi modeling agency's founder Sini Tark-kinen as the client. The thesis offers an answer to the question: How is a small/medium sized event organized successfully? Because the thesis is functional, it is a combination of theory and practical work.

The purpose of the thesis was first to study how a successful event is or-ganized and what organizing an event includes, as well as to learn about event marketing. Material from different sources and literature was col-lected for the theoretical part of the thesis. The theoretical part includes everything from planning an event to the actual organization and follow-up marketing. The theory also includes event marketing.

The end result of the functional thesis was an entertainment event based on the theory. The event was called Hollywood Glamour VIP and it took place in Helsinki on the 9th of May 2014. The event was organized to gain more publicity for the client and to get attention in the Finnish media. The event did not fulfill all the set goals, but the guests admired the at-mosphere and the show. Even though the budget was small, the event had an atmosphere that served the Hollywood Glamour theme it was meant to have.