X Oy:n taloushallinnon prosessien yksinkertaistaminen ja digitalisointi Visma Moveniumissa

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda opas rakennusalan yritykselle X Oy:lle. Oppaan tuli sisältää työajanseurannan käyttö Movenium työmaajärjestelmässä sekä lisäksi osittaisen myyntireskontra- sekä palkanlaskentaprosessin käytön Moveniumissa. Oppaan ohjeistus tuli painottua toimeksiantajan toiveesta työajanseurantaan ja sen pohjalta oli mahdollista tehdä myös osittainen opastus myyntireskontra- ja palkanlaskentaprosessiin. Opasta toivottiin nykyisten taloushallinnon prosessien monimutkaisuuden ja vanhanaikaisuuden vuoksi. Lisäksi toimeksiantaja kokee nykyisen toimintamallin vievän liikaa työaikaa kyseisiin prosesseihin. Tietoperusta, joka tuki produktin aikaansaamista koostui digitaalisesta taloushallinnosta, mikä painottui työajanseurantaprosessiin empiirisessä osuudessa. Lisäksi tietoperustassa käsiteltiin taloushallinnon prosesseja. Taloushallinnon prosesseista käsiteltiin vain työajanseurantaa, myyntireskontraa sekä palkanlaskentaa, sillä ainoastaan edellä mainitut prosessit olivat olennaisia opinnäytetyön päätavoitteen aikaansaamiseksi. Päätavoitteena oli produkti eli opas X Oy:lle. Opinnäytetyön empiirisessä osassa kuvattiin X Oy:n nykytilaa taloushallinnon toimissa sekä Visma Moveniumia. Tämä oli olennainen osa työtä, sillä empiirisen osuuden sisältöä pystyttiin vertaamaan tietoperustaan ja näin lähteä kehittämään toimeksiantajan prosesseja. Produkti eli opas saatiin aikaiseksi sekä visuaaliseksi Canvan avulla. Oppaassa on kuvia, jotka auttavat havainnollistamaan järjestelmän käyttöä X Oy:n toimintatapoihin perustuen. Lisäksi opas sisältää tekstiä, joka tukee kuvien ymmärtämistä. Opas tehtiin sellaiseksi, että järjestelmän jokainen olennainen vaihe on ohjeistettu oppaassa, jotta toimeksiantajayrityksen ei tarvitse perehtyä työajanseurannan, myyntireskontran ja palkanlaskennan käyttöön muutoin kuin oppaan avulla. Toimeksiantajayritys on ottanut järjestelmän käyttöön alustavasti maksuttoman kokeilujakson ajaksi, jonka jälkeen heidän on tarkoituksena ottaa maksullinen versio toistaiseksi voimassa olevana. Yritys X kokee merkittävää ajansäästöä olennaisimpiin työtehtäviin ja yksinkertaisempia prosesseja käyttöönotettua Moveniumin, siihen perustuu heidän tahtonsa jatkaa järjestelmän käyttöä maksuttoman kokeilujakson jälkeen. He ovat kokeneet oppaan ohjeet hyvin selkeiksi ja yksinkertaisiksi ja ovat sen avulla päässeet käyttämään järjestelmää toivotulla tavalla.