Taloushallinnon automatisointikohteet isännöintialalla
Ristola, Heli (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022101421225
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022101421225
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana on Älykkään automaation osaamiskeskus -hanke, joka järjestää taloushallinnon digitalisoimiseen tähtäävää koulutusta pienille ja keskisuurille yrityksille. Toimeksiannon aihe syntyi, kun Isännöintiliitto aloitti yhteistyön hankkeen kanssa.
Tutkimuksen tavoitteena on lisätä toimeksiantajan ymmärrystä isännöintialan tarpeiden osalta. Tutkimuksen tarkoituksena on selvittää, millaiset vielä automatisoimattomat taloushallinnon tehtävät isännöintialalla sopisivat automatisoitavaksi, ja laatia näistä kohteista toimeksiantajalle listaus. Tutkimus kohdistuu isännöitsijöiden sekä kiinteistösihteerien suoraan tai välillisesti taloushallintoon liittyviin työtehtäviin.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys rakentuu isännöinnin tehtäväkenttään ja taloushallinnon automatisoimiseen tutustumisesta, sekä sivuaa myös automatisoitavaksi sopivien kohteiden tunnistamista ja automatisointiprojektin suunnitteluun valmistautumista.
Kvalitatiivinen tutkimus toteutettiin vuoden 2022 toukokuun ja elokuun välisenä aikana teemahaastatteluiden avulla ja raportti viimeisteltiin saman vuoden syyskuussa. Tutkimuskysymyksenä oli, millaiset vielä automatisoimattomat taloushallinnon tehtävät isännöintialalla sopisivat automatisoitavaksi. Tutkimusaineisto koostui videotallenteista litterointeineen, haastattelumuistiinpanoista, sekä näiden pohjalta analysoinnin avuksi luodusta työkansiosta. Tutkimuksen avulla saatiin kuva isännöitsijöiden työpäivän rutiinitehtävistä sekä listaus yksittäisistä työtehtävistä, joita isännöitsijät toivovat automatisoitavan. Työtehtävien ja toiveiden soveltuvuutta automatisoitavaksi pohdittiin erikseen, jonka perusteella muodostettiin vastaus tutkimuskysymykseen.
Tutkimustuloksena isännöintialan taloushallintoon liittyvät automatisoitavaksi sopivat tehtävät ovat usein toistuvia, sisältävät selkeät käsittelysäännöt, vievät työaikaa runsaasti, on suuret käsittelyvolyymit tai ovat aikakriittisiä, prosessien tulee olla huolellisesti kuvatut. Automaatiosta on osoitettavissa selkeää hyötyä, eikä prosessiin ole odotettavissa muutoksia. Haastattelussa esiin tulleista taloushallintoon suoraan liittyvistä työtehtävistä automatisoitavaksi hyvin sopivat kausiraporttien laadinta, varauskalenterit, vuokrankorotukset, verkkopalvelupyynnön kirjaaminen tiketiksi sekä nettilomakkeiden jatkokäsittely. Keskenään erilaisten isännöintijärjestelmien välisen tiedonsiirron automatisoiminen hyödyttäisi alan kaikkia toimijoita. Tutkimuksessa havaittiin myös tehtäviä, joita voisi ainoastaan osin automatisoida. Näitä olivat vesi- ja latausmittareiden lukemien siirto asiakaslaskuille, sähköpostien siirto päivän tehtävälistalle, tiedonhaku eri tietokannoista sekä käyttäjän toimintaa ohjaavat tilanneohjeet isännöintijärjestelmään. Automaation tarjoama hyöty kuitenkin kärsii, jos prosessista jokin olennainen osa jätetään automatisoimatta.
Tutkimuksen tavoitteena on lisätä toimeksiantajan ymmärrystä isännöintialan tarpeiden osalta. Tutkimuksen tarkoituksena on selvittää, millaiset vielä automatisoimattomat taloushallinnon tehtävät isännöintialalla sopisivat automatisoitavaksi, ja laatia näistä kohteista toimeksiantajalle listaus. Tutkimus kohdistuu isännöitsijöiden sekä kiinteistösihteerien suoraan tai välillisesti taloushallintoon liittyviin työtehtäviin.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys rakentuu isännöinnin tehtäväkenttään ja taloushallinnon automatisoimiseen tutustumisesta, sekä sivuaa myös automatisoitavaksi sopivien kohteiden tunnistamista ja automatisointiprojektin suunnitteluun valmistautumista.
Kvalitatiivinen tutkimus toteutettiin vuoden 2022 toukokuun ja elokuun välisenä aikana teemahaastatteluiden avulla ja raportti viimeisteltiin saman vuoden syyskuussa. Tutkimuskysymyksenä oli, millaiset vielä automatisoimattomat taloushallinnon tehtävät isännöintialalla sopisivat automatisoitavaksi. Tutkimusaineisto koostui videotallenteista litterointeineen, haastattelumuistiinpanoista, sekä näiden pohjalta analysoinnin avuksi luodusta työkansiosta. Tutkimuksen avulla saatiin kuva isännöitsijöiden työpäivän rutiinitehtävistä sekä listaus yksittäisistä työtehtävistä, joita isännöitsijät toivovat automatisoitavan. Työtehtävien ja toiveiden soveltuvuutta automatisoitavaksi pohdittiin erikseen, jonka perusteella muodostettiin vastaus tutkimuskysymykseen.
Tutkimustuloksena isännöintialan taloushallintoon liittyvät automatisoitavaksi sopivat tehtävät ovat usein toistuvia, sisältävät selkeät käsittelysäännöt, vievät työaikaa runsaasti, on suuret käsittelyvolyymit tai ovat aikakriittisiä, prosessien tulee olla huolellisesti kuvatut. Automaatiosta on osoitettavissa selkeää hyötyä, eikä prosessiin ole odotettavissa muutoksia. Haastattelussa esiin tulleista taloushallintoon suoraan liittyvistä työtehtävistä automatisoitavaksi hyvin sopivat kausiraporttien laadinta, varauskalenterit, vuokrankorotukset, verkkopalvelupyynnön kirjaaminen tiketiksi sekä nettilomakkeiden jatkokäsittely. Keskenään erilaisten isännöintijärjestelmien välisen tiedonsiirron automatisoiminen hyödyttäisi alan kaikkia toimijoita. Tutkimuksessa havaittiin myös tehtäviä, joita voisi ainoastaan osin automatisoida. Näitä olivat vesi- ja latausmittareiden lukemien siirto asiakaslaskuille, sähköpostien siirto päivän tehtävälistalle, tiedonhaku eri tietokannoista sekä käyttäjän toimintaa ohjaavat tilanneohjeet isännöintijärjestelmään. Automaation tarjoama hyöty kuitenkin kärsii, jos prosessista jokin olennainen osa jätetään automatisoimatta.