Digitaalisen tietoaineiston arkistoinnin edellytysten kehittäminen Väylävirastossa

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia ja kehittää kohdeorganisaation digitaalisen tietoaineiston arkistoinnin edellytyksiä. Työssä selvitettiin, millä perusteilla tietoaineistoja tulee arvottaa arkistollisen arvonmäärityksen näkökulmasta sekä millaisia tietoaineistoja julkishallinnon toimijan on saatettava arkistoinnin piiriin. Lisäksi opinnäyteyössä tarkasteltiin digitaalisen arkistoinnin aloittamiseen liittyviä tarpeita, tavoitteita ja vaihtoehtoja kohdeorganisaatiossa. Tavoitteena oli tuottaa arvonmäärityksen kriteeristö sekä projektiehdotus digitaalisten tietoaineistojen arkistoinnin aloittamiseksi.

Opinnäytetyön prosessia ohjasi tuplatimanttimalli, joka palvelumuotoilun työkaluna mahdollistaa luovan ja ihmisläheisen kehittämisen, kun kehittäminen jakautuu luoviin divergenssin ja analyyttisiin konvergenssin vaiheisiin ja keskiössä pidetään kehittämisen kohderyhmänä sen tulevat käyttäjät. Arvonmäärityksen kriteeristön tuottamiseen käytettiin laadullisia tutkimusmenetelmiä ja etenkin sisältölähtöistä dokumenttianalyysiä. Projektiehdotus puolestaan pohjautuu tutkimukselliseen kehittämiseen ja kehittämistyön välineenä käytettiin projektointia.

Kohdeorganisaation merkittävä rooli maanlaajuisena väylänpitäjänä välittyy sen tietoaineistojen arvonmäärityksessä, ja sen tärkeimmät toimintaprosessit liittyvät väylien suunnitteluun, rakentamiseen ja kunnossapitoon, mutta myös muiden prosessien arvottamisessa on lisäksi huomioitava toimijan rooli sekä toiminnan kohteet. Arvonmäärityksen kriteeristön tuottaminen osoittautuikin tapauskohtaiseksi erinäisten näkökulmien yhteen sovittamiseksi, vaikka sovelletut makroseulonnan periaatteet ovat laajasti käytössä ja ohjeita niiden noudattamiseen on tehty useissa maissa.

Kohdeorganisaatiossa tiedonhallintaa kehitetään monin tavoin vastaamaan digitalisaation haasteisiin ja mahdollisuuksiin. Opinnäytetyössä arkistointi tuodaan osaksi tätä tiedonhallinnan kokonaisuutta. Kohdeorganisaation arkistoinnista määritettiin nykytila, tavoitetila ja projektikokonaisuus, jolla nykytilasta päästään tavoitetilaan. Opinnäytetyön toinen tuotos on projektiehdotus digitaalisen arkistoimisen aloittamiseksi ja siten myös osa tätä kehittämistä ja sen edellytyksien varmistamista. Opinnäytetyön tuotokset tausta-analyyseineen tulevat tukemaan ja ohjaamaan kohdeorganisaation arkistoinnin kehittämistä myös jatkossa.

The purpose of this master's thesis was to examine and improve the preconditions for archiving digital information in the subject organization Väylävirasto. The thesis was a part of the subject organization's project to improve digital archiving and appraise the information created and managed. The primary objectives of the thesis were to produce a criterion for appraisal and a project proposal for starting digital archiving.

The thesis process followed the double diamond process model with alternating divergence and convergence. The double diamond model made creative problem solving possible and focused on the human aspects. Qualitative methods were used to produce the appraisal criterion. Primary research material included documents. Analysis focused on the content of documents regarding the principles of macro-appraisal in different countries and the context of information management in transport infrastructure. Documents were also used as primary material in producing the project proposal and the methods used were based on design-based research.

Processes with enduring archival value in the subject organization were identified to relate to planning, constructing, and maintaining transport infrastructure. The significant role of the subject organization in its operational environment was also considered, which meant that the majority of processes conducted by the subject organization could be defined as having archival value. It was also noticed that the subject of the process could affect the appraisal decision. The appraisal process proved to be a case-by-case process even when using a wide number of documents describing the principles of macro-appraisal.

The thesis was a part of a project to improve digital archiving, and in this respect, the project proposal can be seen as the first step to include systematic digital archiving in information management in the subject organization. The thesis analysed the present state of archiving and objectives for improvement and produced a swot analysis and a project proposal to start the first part of the improvement. The results offer a starting point for future improvements in the subject organization's information management and digital archiving.