Liukuva työaika toimistotyöajassa : case Ohjeistus Esmikon käytöstä Porin kaupungin työntekijöille

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Porin kaupungin henkilöstöpalvelut. Työajanseuranta on yksi henkilöstöhallinnon prosesseista, joten henkilöstöpalvelut vastaa Esmikko-kulunohjaus- ja työajanseurantajärjestelmän pääkäyttäjyydestä ja ohjeistuksen laatimisesta. Työajanseurannassa sovelletaan lakeja, kunnallista virka- ja työehtosopimusta sekä paikallisia sopimuksia.

Opinnäytetyön aiheena oli tutkia liukuvan työajan määrityksiä toimistotyöajassa. Tutkimustehtävänä oli laatia ohjeistus Esmikko-järjestelmän leimauslaitteen käytöstä Porin kaupungin työntekijöille. Käyttäjillä oli ongelmia leimauslaitteen käytössä ja syykoodien valitsemisessa. Syykoodin avulla voidaan todentaa ja määritellä poissaolo omalta työpisteeltä työajan puitteissa. Leimaukset ja paluuajat ovat tärkeitä puhelinvaihteelle asiakaspalvelun kannalta. Täsmällinen työajanlaskenta on sekä työnantajan ja työntekijän etu.

Käytössä oli ollut vain ohjelmistotoimittajan ohjeistus. Ohjeistusta, josta selviävät Porin kaupungin omat määritelmät, henkilöstölle ei ollut tehty. Tämä oli johtanut väärinkäsityksiin siitä, kuinka työaikapääte toimii käytännössä.

Tähän toiminnalliseen opinnäytetyöhön kuului kaksi osaa. Työn teoreettisessa osassa käsiteltiin työaikaa ja sen laskentaperiaatteita sekä kuntaa työnantajana. Työn toiminnallinen osa oli ohjeistuksen tekeminen Esmikko- työaikapäätteen käytöstä toimistotyöajassa. Tutkimus tehtiin käyttämällä laadullista tutkimusmenetelmää. Ohjeistus tehtiin käyttäjän näkökulmasta. Käytettävyyttä tutkittiin haastattelemalla Porin kaupungin työntekijöitä.

Ohjeistusta tullaan tulevaisuudessa käyttämään runkona muiden työaikaryhmien liukuvan työajan käyttöönotossa ja sen ohjeistuksessa.

The thesis client was the human resources administration of the city of Pori. Working hours monitoring is one of the procedures of HRA. The software based access control & time and attendance system named Esmikko and the making of the instructions are in responsibility of the HRA. The legislation, General collective agreement and local agreements are applied to the working hours monitoring.

The purpose of this thesis was to examine the definition of flextime in the office hours. The research task was to draw up instructions of the use of the time clock station in the Esmikko system for the employees of the city of Pori. Users had problems in using the time clock station and choosing the right code in stamping. The codes are used to verifying and specifying the absence from the workplace within the working hours. The time clock stamps and reset times are important from the point of view of the customer service in the telephone exchange. Exact working time records are the employer’s and as wall as employee’s interest.

Only the instruction made by the software vendor has been in use. There were no previous instructions for the personnel with the definitions that are used in the city of Pori. This has led in to misunderstandings how the time clock station works.

This functional thesis included two parts. The theoretical part dealt with working time and the principles of counting working hours and also municipality as an employer. The functional part was about the usage instructions of time clock station in Esmikko system especially in office hours. Qualitative research was used as a research method. The instructions were made from the point of view of the user. Usability of the instructions was examined by interviewing the employees of the city of Pori.

The instructions will be used as a frame in the introducing flextime into other working times.