Rakennusvalvonnan digitointisuunnitelma Liedon kaupungille
Arojoki, Laura (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022111622794
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022111622794
Tiivistelmä
Liedon rakennusvalvonnassa käsitellään vuosittain noin 400 rakentamisen lupaa ja jokaiseen lupaan liittyy useita asiakirjoja toimenpiteestä riippuen. Sähköiseen rakennuslupaprosessiin ja -arkistointiin siirryttiin vuonna 2017, ennen sitä asiointi sekä arkistointi hoidettiin paperisesti.
Rakennusvalvonnan lupa-asiakirjojen arkistointia ohjaavat arkistolaki sekä muut määräykset. Arkistolaki määrää, mitkä asiakirjat tulee säilyttää pysyvästi ja miten nämä pysyvästi säilytettävät asiakirjat tulee säilyttää. Digitalisaation myötä siirtymistä sähköiseen arkistointiin kannustetaan ja tämän takia myös arkistolakiin on tehty muutoksia ja esimerkiksi syntysähköisten asiakirjojen arkistointia on tarkennettu.
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli laatia digitointisuunnitelma Liedon kaupungin rakennusvalvonnalle. Digitointisuunnitelman avulla koko rakennusvalvonnan lupa-arkisto muutetaan sähköiseen muotoon, jolloin arkiston käsittely on sujuvampaa ja asiakaslähtöisempää. Projekti aloitetaan vuoden 2022 aikana.
Digitointisuunnitelmaa varten haastateltiin muita rakennusvalvontoja. Suunnitelmassa myös otettiin huomioon digitoinnin vaatimukset sekä käytössä olevat taustajärjestelmät, aineistomäärä- ja laatu sekä resurssit projektiin.
Rakennusvalvonnan lupa-asiakirjojen arkistointia ohjaavat arkistolaki sekä muut määräykset. Arkistolaki määrää, mitkä asiakirjat tulee säilyttää pysyvästi ja miten nämä pysyvästi säilytettävät asiakirjat tulee säilyttää. Digitalisaation myötä siirtymistä sähköiseen arkistointiin kannustetaan ja tämän takia myös arkistolakiin on tehty muutoksia ja esimerkiksi syntysähköisten asiakirjojen arkistointia on tarkennettu.
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli laatia digitointisuunnitelma Liedon kaupungin rakennusvalvonnalle. Digitointisuunnitelman avulla koko rakennusvalvonnan lupa-arkisto muutetaan sähköiseen muotoon, jolloin arkiston käsittely on sujuvampaa ja asiakaslähtöisempää. Projekti aloitetaan vuoden 2022 aikana.
Digitointisuunnitelmaa varten haastateltiin muita rakennusvalvontoja. Suunnitelmassa myös otettiin huomioon digitoinnin vaatimukset sekä käytössä olevat taustajärjestelmät, aineistomäärä- ja laatu sekä resurssit projektiin.