Kiinteistöjen huoltokirjat tiedolla johtamisen strategiassa

Abstract

Opinnäytetyö käsittelee kiinteistöjen huoltokirjoja tiedolla johtamisen näkökulmasta ja kuinka niitä voidaan hyödyntää tiedolla johtamisen strategiassa. Työn tilaaja, Colliers Finland Oy, on Suomessa toimiva kiinteistöjohtamisen ja kiinteistöalan asiantuntijayritys. Colliers Finland Oy on valinnut tiedolla johtamisen yhdeksi strategiansa kulmakiveksi ja käynnistänyt useita siihen liittyviä kehityshankkeita, joista yksi on huoltokirjojen tehokas hyödyntäminen tiedolla johtamisessa. Huoltokirjojen hyödyntäminen tiedolla johtamisessa luovat tarpeita huoltokirjojen rakenteen ja tietosisällön määrittelylle sekä toteutukselle.

Opinnäytetyössä tutkittiin ja selvitettiin tiedolla johtamisen luomia vaatimuksia huoltokirjojen rakenteelle ja sisällölle. Opinnäytetyössä myös selvitettiin nykyisten käytössä olevien huoltokirjojen rakennetta ja niihin tarvittavia muutoksia. Työssä ei selvitetty tietoteknisiä ratkaisuja tai huoltokirjojen käyttöä.

Työn lopputuloksena esitettiin huoltokirjoille selkeä rakenne ja määriteltiin huoltokirjan keskeiset tietosisällöt huoltokirjan hyödyntämiseksi tiedolla johtamisessa. Työn aikana selvisi myös, että nykyisin käytössä olevia huoltokirjoja tulee muokata tiedolla johtamisen vaatimusten mukaisiksi. Työssä havaittiin myös, että huoltokirjasta saatavaa tietoa tulee pystyä yhdistelemään muihin ulkoisiin tietoihin.

Huoltokirjojen tietokantamuotoinen rakenne sekä yhtenäisesti määritelty tietosisältö ovat tehokkaan tietohyödyntämisen edellytyksiä. Huoltokirjojen selkeästi ja yhtenäisesti määritelty rakenne mahdollistaa niiden edelleen kehittämisen järjestelmäintegraatioiden, ohjelmistorobotiikan ja tekoälyllisten applikaatioiden avulla.

The thesis studies property maintenance manuals and how those can be utilized in knowledge-based management. The client, Colliers Finland Oy, is a real estate and property management company. Colliers Finland Oy has chosen knowledge-based management as one of the cornerstones of its strategy. Therefore, several development projects within the framework of knowledge-based management, has been launched – the project of systematic utilization of information produced by maintenance manuals being one of them. The use of maintenance manuals as generators of information for knowledge-based management sets requirements on both the structure of the manual, as well as the content of information it possesses.

During this study definitions and structures of current maintenance manuals, used by Colliers International Oy, were clarified to meet the expectations of knowledge-based management. The study presents the necessary changes needed for a successful utilization of maintenance manuals in knowledge-based management. The study does not include technological solutions nor introductions to the usage of maintenance manuals.

As a result of the study, the structure of the maintenance manuals and the key contents of information were defined to meet the expectations of knowledge-based management. During the study it was also found that the information obtained from maintenance manuals must be combined with other external information to achieve a sufficient result.

The coherent structure of databases and definitions of information content are prerequisites for effective utilization of maintenance manuals in knowledge-based management. A clearly defined structure also enables further development of maintenance manuals by using system integration, software robotics and artificial intelligence applications.