Basware P2P -järjestelmän ostolaskuprosessin ja automaation perehdytysmateriaalin laatiminen
Korjula, Jenna (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022112323668
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022112323668
Tiivistelmä
Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli laatia toimeksiantajalle Basware P2P -järjestelmän ostolaskuprosessiin ja automaatioon opastava perehdytysmateriaali. Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Yritys X Oy, joka on tytäryhtiö kansainväliselle konsernille. Konsernissa otettiin syksyllä 2022 Basware P2P käyttöön uutena ostolaskujen käsittelyjärjestelmänä. Suomen yhtiön järjestelmän käyttöönottopäivä oli 30.8.2022. Opinnäytetyö aloitettiin elokuussa 2022 ja se valmistui marraskuussa 2022.
Toimeksiantajalle haluttiin tuottaa tiivis mutta kattava perehdytysmateriaali, joka antaa mahdollisimman selkeän ja helposti ymmärrettävän kuvan järjestelmän ostolaskuprosessista ja sen sisältämästä automaatiosta. Perehdytysmateriaalin tuottaminen oli tarpeellista, koska ostolaskuja järjestelmässä käsittelevien henkilöiden on hyödyllistä tuntea prosessi myös oman työtehtävän ulkopuolella. Lisäksi järjestelmä toi mukanaan joitakin muutoksia ostolaskujen kiertoon ja lisäsi kierron automaatiota. Materiaali toimii samalla yrityksen ostolaskuprosessin mallintajana. Yritys X Oy:n taloushallinnon tiimi oli järjestänyt henkilöstölle jo koulutuksia järjestelmään liittyen, mutta näiden koulutusten painopiste oli järjestelmän käytön opettelussa ja toimintojen haussa eri työtehtävien toteuttamiseksi.
Perehdytysmateriaali on tarkoitettu kaikille yrityksen järjestelmää käyttäville henkilöille, joita kiinnostaa tuntea ostolaskuprosessi ja sen taustalla vaikuttava automaatio. Materiaalia voidaan hyödyntää myös uusien työntekijöiden kuten taloushallinnon kesäharjoittelijoiden tai muiden ostolaskuprosessissa toimivien henkilöiden perehdyttämiseen.
Opinnäytetyö rajattiin käsittelemään taloushallinnon prosesseista ainoastaan ostolaskuprosessia, koska Basware P2P käytetään nimenomaan ostolaskujen käsittelyssä ja kierrättämisessä. Lisäksi sekä opinnäytetyöraportissa että perehdytysmateriaalissa pääpaino oli ostolaskun saapumisen ja laskun ERP-järjestelmään siirtymisen välisissä tapahtumissa. Rajauksia piti tehdä myös perehdytysmateriaalin kohderyhmän suhteen. Materiaali on tarkoitettu käytettäväksi toimeksiantajan konsernin Suomen yhtiölle eli Yritys X Oy:lle, koska työ toteutettiin suomeksi ja taloushallinnon tehtävät sekä ostolaskuprosessin toimintatavat ovat erilaisia eri maiden yhtiöissä.
Perehdytysmateriaali toteutettiin hyödyntämällä lähteenä Baswaren Yritys X Oy:lle toimittamia koulutusmateriaaleja. Lisäksi materiaalia työstettiin haastattelemalla Yritys X Oy:n taloushallinnon työntekijöitä, jotka osallistuvat ostolaskujen kierrättämiseen järjestelmässä.
Toimeksiantajalle haluttiin tuottaa tiivis mutta kattava perehdytysmateriaali, joka antaa mahdollisimman selkeän ja helposti ymmärrettävän kuvan järjestelmän ostolaskuprosessista ja sen sisältämästä automaatiosta. Perehdytysmateriaalin tuottaminen oli tarpeellista, koska ostolaskuja järjestelmässä käsittelevien henkilöiden on hyödyllistä tuntea prosessi myös oman työtehtävän ulkopuolella. Lisäksi järjestelmä toi mukanaan joitakin muutoksia ostolaskujen kiertoon ja lisäsi kierron automaatiota. Materiaali toimii samalla yrityksen ostolaskuprosessin mallintajana. Yritys X Oy:n taloushallinnon tiimi oli järjestänyt henkilöstölle jo koulutuksia järjestelmään liittyen, mutta näiden koulutusten painopiste oli järjestelmän käytön opettelussa ja toimintojen haussa eri työtehtävien toteuttamiseksi.
Perehdytysmateriaali on tarkoitettu kaikille yrityksen järjestelmää käyttäville henkilöille, joita kiinnostaa tuntea ostolaskuprosessi ja sen taustalla vaikuttava automaatio. Materiaalia voidaan hyödyntää myös uusien työntekijöiden kuten taloushallinnon kesäharjoittelijoiden tai muiden ostolaskuprosessissa toimivien henkilöiden perehdyttämiseen.
Opinnäytetyö rajattiin käsittelemään taloushallinnon prosesseista ainoastaan ostolaskuprosessia, koska Basware P2P käytetään nimenomaan ostolaskujen käsittelyssä ja kierrättämisessä. Lisäksi sekä opinnäytetyöraportissa että perehdytysmateriaalissa pääpaino oli ostolaskun saapumisen ja laskun ERP-järjestelmään siirtymisen välisissä tapahtumissa. Rajauksia piti tehdä myös perehdytysmateriaalin kohderyhmän suhteen. Materiaali on tarkoitettu käytettäväksi toimeksiantajan konsernin Suomen yhtiölle eli Yritys X Oy:lle, koska työ toteutettiin suomeksi ja taloushallinnon tehtävät sekä ostolaskuprosessin toimintatavat ovat erilaisia eri maiden yhtiöissä.
Perehdytysmateriaali toteutettiin hyödyntämällä lähteenä Baswaren Yritys X Oy:lle toimittamia koulutusmateriaaleja. Lisäksi materiaalia työstettiin haastattelemalla Yritys X Oy:n taloushallinnon työntekijöitä, jotka osallistuvat ostolaskujen kierrättämiseen järjestelmässä.