Kulukorvausprosessien kehittäminen. Case: Puolustusvoimien johtamisjärjestelmäkeskus.
Jahkola, Piretta (2022)
Jahkola, Piretta
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022112123415
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022112123415
Tiivistelmä
Organisaatioiden toiminta muodostuu useista prosesseista. Prosessissa joukko toisiinsa liittyviä tehtäviä muodostavat tehtäväketjun, joiden avulla saadaan aikaan tavoiteltu tulos. Jotta prosessi tuottaa tasalaatuista tulosta, on sen toimittava aina samanlaisena. Prosessin tasalaatuisuutta voidaan varmistaa ajantasaisilla prosessikuvauksilla.
Opinnäytetyön tarve lähti Puolustusvoimien johtamisjärjestelmäkeskuksen taloushallinnon kulukorvausprosessien nykytilan tarkastamisen tarpeesta sekä niiden mahdollisista kehittämismahdollisuuksista. Kyseiset kulukorvausprosessit ovat maksuaikakorttien hallinnoinnin prosessi, reserviläiskorvausten käsittelyn prosessi sekä henkilöstön erityiskorvauksen prosessi. Tutkimuksen ongelma oli, että kyseisillä prosesseilla ei ollut olemassa kirjallisia prosessikuvauksia, vaikka niitä on toteutettu opittujen toimintamallien mukaisesti. Tarkoituksena opinnäytetyössä oli tunnistaa prosessien nykytila ja mahdolliset ongelmat niissä. Tavoitteena oli kuvata kulukorvausprosessit ja löytää niistä kehittämiskohteita, joiden avulla työn suorittaminen helpottuu ja nopeutuu.
Tutkimus toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä. Tutkimuksen sekundääriaineisto kerättiin Puolustusvoimallisista määräys- ja ohjeasiakirjoista, primääriaineisto teemahaastatteluin kolmea taloushallinnon tehtäviä suorittavaa henkilöä haastattelemalla. Tutkimusraportin teoriaosassa käsitellään prosessien tunnistamisen ja kehittämisen teoriaa sekä osaamisen merkitystä taloushallinnon prosesseissa.
Tutkimuksen tuloksena voitiin todeta prosessien nykytilan olevan hyvä, koska ne sujuvat hyvin ja noudattavat Puolustusvoimallisia määräyksiä. Haastatelluilla henkilöillä on hyvä yleiskäsitys prosessien kulusta ja merkityksestä taloushallinnon kokonaisprosessissa. Tutkimuksen ohessa luotiin kulukorvausprosesseista prosessikuvaukset, jotka toimeksiantaja koki tavoitteen mukaisiksi ja jotka on otettu käyttöön. Heikoksi kohdaksi prosesseissa todettiin ohjeistuksen puuttuminen.
Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että vaikka prosesseja suorittavien henkilöiden ymmärrys prosessien kulusta olisi hyvällä tasolla, tulee prosessikuvausten olla ajan tasalla. Prosessikuvausten lisäksi tulee prosessilla olla yksityiskohtainen ohjeistus, jotta prosessien tasalaatuisuus varmistetaan ja turhat viiveet rahaliikenteessä vältetään.
Opinnäytetyön tarve lähti Puolustusvoimien johtamisjärjestelmäkeskuksen taloushallinnon kulukorvausprosessien nykytilan tarkastamisen tarpeesta sekä niiden mahdollisista kehittämismahdollisuuksista. Kyseiset kulukorvausprosessit ovat maksuaikakorttien hallinnoinnin prosessi, reserviläiskorvausten käsittelyn prosessi sekä henkilöstön erityiskorvauksen prosessi. Tutkimuksen ongelma oli, että kyseisillä prosesseilla ei ollut olemassa kirjallisia prosessikuvauksia, vaikka niitä on toteutettu opittujen toimintamallien mukaisesti. Tarkoituksena opinnäytetyössä oli tunnistaa prosessien nykytila ja mahdolliset ongelmat niissä. Tavoitteena oli kuvata kulukorvausprosessit ja löytää niistä kehittämiskohteita, joiden avulla työn suorittaminen helpottuu ja nopeutuu.
Tutkimus toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä. Tutkimuksen sekundääriaineisto kerättiin Puolustusvoimallisista määräys- ja ohjeasiakirjoista, primääriaineisto teemahaastatteluin kolmea taloushallinnon tehtäviä suorittavaa henkilöä haastattelemalla. Tutkimusraportin teoriaosassa käsitellään prosessien tunnistamisen ja kehittämisen teoriaa sekä osaamisen merkitystä taloushallinnon prosesseissa.
Tutkimuksen tuloksena voitiin todeta prosessien nykytilan olevan hyvä, koska ne sujuvat hyvin ja noudattavat Puolustusvoimallisia määräyksiä. Haastatelluilla henkilöillä on hyvä yleiskäsitys prosessien kulusta ja merkityksestä taloushallinnon kokonaisprosessissa. Tutkimuksen ohessa luotiin kulukorvausprosesseista prosessikuvaukset, jotka toimeksiantaja koki tavoitteen mukaisiksi ja jotka on otettu käyttöön. Heikoksi kohdaksi prosesseissa todettiin ohjeistuksen puuttuminen.
Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että vaikka prosesseja suorittavien henkilöiden ymmärrys prosessien kulusta olisi hyvällä tasolla, tulee prosessikuvausten olla ajan tasalla. Prosessikuvausten lisäksi tulee prosessilla olla yksityiskohtainen ohjeistus, jotta prosessien tasalaatuisuus varmistetaan ja turhat viiveet rahaliikenteessä vältetään.