Sarastia OY:n arkistoinnin uudistus: palvelukeskuksen tiedonohjaussuunnitelman laatiminen ja sen haasteet

Abstract

Tässä työssä selvitettiin, mitä julkishallinnon palvelukeskuksen pitää huomioida yhden yhtenäisen tiedonohjaussuunnitelman laatimisessa ja pitkäaikaista säilytystä tarjoavan arkistointijärjestelmän laajentamisessa. Työssä käsiteltiin vakiotoimitusmallin, eli säilytettävän aineiston valintaa, lähdejärjestelmien teknisten ominaisuuksien vaikutuksia, sekä metatietojen määrittämiseen vaikuttavia perusteita. Arkistoitavalla materiaalilla tarkoitetaan tässä pitkäaikai-sesti säilytettävää asiakirja-aineistoa, jota syntyy palvelukeskuksen asiakkailleen tarjoamien palveluiden yhteydessä. Asiakkaista suurin osa on julkishallinnon toimijoita, joten palvelukeskuksen tulee noudattaa julkishallinnon lainsäädäntöjä aineistojen käsittelyssä. Työssä keskityttiin palkanlaskennassa syntyviin aineistoihin. Aineistoille laadittiin yksi yhtenäinen tiedonohjaus-suunnitelma, joten tässä yhteydessä tuli huomioida erilaisten palkanlaskenta-järjestelmien eroavaisuudet asiakirjojen ja metatietojen muodostamisessa.

Vakiotoimituspaketti laadittiin pääosin lakisääteisiin säilytysaikoihin liittyvän arvon mukaan. Lainsäädäntö määrittelee erilaisia säilytysaikoja asiakirjoille sen perusteella, miten niiden tietoja käytetään todisteena toiminnasta. Palkkahallinnossa säilytysaikoja ohjaavat esimerkiksi kirjanpito- ja eläkelainsäädäntö. Erilaiset lähdejärjestelmät tuottavat eri näköisiä raportteja ja asiakirjo-ja samoista prosesseista, joten yhtenäisen tiedonohjaussuunnitelman osalta tietueet tulee tarkistaa huolellisesti, jotta niiden sisältöä voidaan ohjata samoilla metatiedoilla. Tietosuojalainsäädännön ja julkisuuslainsäädännön vaatimukset tulee tarkistaa kaikkien aineistojen ja asiakkuuksien osalta, ennen kun yhtenäinen tiedonohjaussuunnitelma voidaan ottaa käyttöön. Projektin aikana laadittiin tarkistuslistat asiakirjojen sisällön ja lainsäädännön vaati-musten huomioimiseksi. Oman haasteensa tarvittavien metatietojen ylläpitämiseen ja siirtämiseen asiakirjojen yhteydessä tuovat myös erilaisten järjestelmien tekniset ominaisuudet ja ylläpitotavat, jotka vaikuttavat kustannuksiin ja aikatauluihin.

Tiedonhallintalain voimaantulo vuonna 2019 uudisti arkistoinnin ja pitkäaikaisen säilytyksen periaatteita. Palvelukeskuksen osalta pitkäaikaissäilytystä ohjaavat jatkossa tiedonhallintalain velvoitteet ja tämän työn tulokset auttavat myös arkistoinnin laajentamisen yhteydessä huomioimaan niitä tarkemmin.