Ostoreskontran prosessilouhinta Yrityksessä X

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin yhteistyössä suomalaisen konserniyrityksen kanssa. Koska opinnäytetyö on julkinen asiakirja, siihen ei ole sisällytetty kohdeyrityksen salassa pidettäviä tietoja. Opinnäytetyö oli muodoltaan tuote- ja prosessikehitys. Tutkimusote työssä oli pääosin kvalitatiivinen, mutta siinä käytettiin myös kvantitatiivisia menetelmiä.

Opinnäytetyön tavoitteena oli paikantaa prosessilouhinnan avulla kohdeyrityksen ostoreskontraprosessista haittaa, tappiota sekä ylimääräistä työtä vaativia tekijöitä. Kohdeyrityksen asettama toimeksianto oli muodoltansa avoin, eikä siinä ollut määritelty erikseen tutkittavia kohteita. Tutkimus tutki ostoreskontraprosessia ja se rajattiin kohdistumaan kolmeen kohdeyrityksen kannalta keskeiseen ostoreskontran osa-alueeseen. Nämä osa-alueet olivat ostolaskuprosessin automatiikan taso, kassa-alennukset ja tuplalaskujen kontrollointi. Prosessilouhinta toteutettiin Celonis-ohjelmalla, joka hyödyntää toimintamallissaan massadataa sekä digitaalisiin jalanjälkiin perustuvia tapahtumalokeja.

Tehdyn tutkimuksen lopputuloksena paikannettiin ne tekijät, jotka aiheuttivat haittaa, tappiota sekä ylimääräistä työtä ostoreskontraprosessissa. Opinnäytetyö tuotti kehitysehdotuksia ostoreskontraprosessin tehostamiseksi prosessilouhinnan, haastattelujen sekä aiheeseen liittyvän aikaisemman tutkimuksen ja teorian avulla. Parannusehdotukset ovat suunnattu lyhyelle sekä pitkälle aikavälille, sillä osa niistä on käyttökelpoisia heti ja osa tarvitsee resursseja sekä aikaa, ennen kuin niitä voidaan hyödyntää osana kohdeyrityksen ostoreskontraprosessia.

The thesis was made in cooperation with affiliated Finnish company. Since the thesis is a publicly published document it will not be including target company’s confidential information. The nature of this thesis was product- and process development. Research method was mostly qualitative, but it also included quantitative methods.

The goal of the thesis was to determine factors with process mining that cause losses, inconveniences, and extra work to the target company’s accounts payable process. The target company’s assignment was set to be open, and it did not specify directly what accounts payable sectors should be researched in the thesis. The research investigated the accounts payable process and determined the scope to focus on three different areas that were important for the accounts payable process. These areas were the level of automation in purchase invoices, settlement discounts and controlling of double payments. Process mining was executed with Celonis process mining program which utilizes big data and event logs that are based on digital footprints.

As a result of the research the factors that cause losses, inconveniences, and extra work were detected. The thesis produced development ideas for the accounts payable process using process mining, interviews and already existing research and theory of the subject. The development ideas are targeted for short- and long-term since some of them are usable right away and some of them require more resources and time before they can be implemented into the accounts payable process.