Sidosryhmäyhteistyön kehittäminen ja ylläpito

Abstract

Tutkimuksen tarkoituksena oli ymmärtää miksi yhteistyö toimeksiantajayrityksen tietohallinnon ja palveluntarjoajalle ulkoistetun IT:n välillä on koettu molemminpuolisesti heikoksi jo kuuden vuoden ajan. Tavoitteena oli saada ymmärrys siitä mikä on viestinnän merkitys yhteistyön kehittämisessä ja sen ylläpidossa, mitkä ovat yhteistyön suurimmat ongelmakohdat ja mitkä ovat tehokkaimmat keinot yhteistyön kehitykseen ja ylläpitoon. Tutkimuksen alussa oli oletus, että puutteellinen viestintä olisi merkittävin yhteistyötä heikentävä tekijä. Tutkimuksessa ei otettu kantaa radikaaleihin toimenpiteisiin, kuten palvelutoimittajan kilpailutukseen, vaan tavoitteena oli toimenpiteet, joilla pystyttäisiin kehittämään yhteistyötä sopimuksen voimassaollessa. Tutkimus suoritettiin 02/22-10/22.

Opinnäytetyön teoria jakautui neljään kokonaisuuteen; yhteistyö, vuorovaikutus ja viestintä, yksilön merkitys työyhteisönkehityksessä sekä työyhteisön arvot ja identiteetti. Kokonaisuuksissa käsitellään yhteistyön suurimpia ongelmia sekä yksilön että organisaation näkökulmasta.

Tutkimus aloitettiin kyselyllä, jonka avulla kehitettiin jatkotoimenpiteitä. Näitä olivat yhteistyöpalaverit, vuorovaikutustaitojen tarkastelu, palautteen määrän ja laadun kehittäminen, asiantuntijoiden osallistaminen päätöksiin ja viestintäkanavien selkeyttäminen.

Tutkimuksen tuloksia seurattiin koko tutkimuksen ajan mittareilla, joista yhteistyöntasoa pystyi seuraamaan hyvin reaaliaikaisesti. Mittareina käytettiin tukipyyntöjen kuukausittaista määrää, tukipyyntöjen keskiratkaisuaikaa sekä backlogin kuukausikertymää. Näiden avulla seurattiin tiimin tehokkuutta, sillä yhteistyön parantuessa, myös tehokkuus kasvaa. Tulokset olivat merkittäviä, sillä kaikkien mittareiden tulokset olivat parantuneet huomattavasti. Backlog oli pudonnut puoleen ja keskiratkaisuaika laski reilusta viidestä vuorokaudesta hieman yli kahteen vuorokauteen. Asiantuntijat osallistuivat aktiivisemmin ja viestintä tehostui. Tiedonvaihto parani, jonka vuoksi ongelmia ratkottiin nopeammin.

Toimenpiteet olivat helppoja toteuttaa ja niitä voidaankin hyvin helposti soveltaa myös muihin sidosryhmiin. Toimenpiteitä suositellaan käyttöönotettavaksi kaikkien sidosryhmien kanssa. Jatkotoimenpiteenä suositellaan organisaation ja yksilöiden identiteettejä käsittelevää työpajaa, jolla yksilöiden sitoutumista helpotetaan muodostamalla selkeä kuva heidän arvoistaan.