Uuden työntekijän kokonaisvaltaisen onboarding-prosessin kehittäminen palvelumuotoilun menetelmin
Manninen, Terhi (2022)
Manninen, Terhi
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022112924846
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022112924846
Tiivistelmä
Perehdytys on aihe, joka koskettaa jokaista yritystä ja koronapandemian aikana perehdytyskäytännöt eivät välttämättä kehittyneet yhtä nopeasti kuin sen asettamat uudet rajoitukset ja haasteet. Pandemian jälkeen on oiva hetki tarkastella perehdytykseen liittyviä käytäntöjä ja tämän opinnäytetyön tavoitteena on tuottaa ymmärrystä perehdytyksen laajemmasta näkökulmasta eli onboardingista ja laatia kokonaisvaltainen onboarding-prosessi, joka tukee uusien työntekijöiden aloittamista toimeksiantajana toimivan yrityksen eli DHL Expressin huolintaosastolla. Aihe nousi esiin uuden perehdyttäjän ja kouluttajan työposition myötä, johon tutkija tuli valituksi.
Onboarding ilmiönä liittyy vahvasti ihmisten välisiin suhteisiin, joten tutkimusotteeksi valittiin laadullinen tutkimus ja koska työssä haluttiin yhdistää työnantajan ja työntekijän näkökulmat, joten katsottiin, että palvelumuotoilun menetelmiä hyödyntävä tutkimus osallistaa työntekijät yhteiskehittämisen kautta tuomaan omia näkemyksiään onboarding-prosessiin liittyen. Menetelminä hyödynnettiin havainnointia, kyselytutkimusta, haastatteluja ja workshop-työskentelyä. Sekä teoreettisen viitekehyksen että palvelumuotoilun menetelmin kerätyn aineiston analysoimisen jälkeen rakennettiin prosessikaavio.
Kokonaisvaltaisessa onboarding-prosessissa huomioitiin tässä työssä kolme vaihetta: pre-boarding, yleinen onboarding ja tiimikohtainen onboarding. Rekrytoinnin ja valintaprosessin tiedostettin olevan pre-boardingia edeltä vaihe, mutta se rajattiin pois tämän tutkimuksen tekemisestä. Samoin tiimikohtaisen onboardingin jälkeen seuraa jatkuvan oppimisen ja kehittymisen vaihe, mutta myös tämä osio jätettiin tässä työssä vähemmälle painoarvolle, sillä tutkimus suoritettiin kesätyöntekijöille ja heidän lyhyen määräaikaisen työsuhteensa puitteissa jatkuvan kehittämisen ja oppimisen teema ei koskettanut heitä samalla tavalla kuin vakituisia työntekijöitä. Prosessissa todettiin, että kannattaa edetä kokonaiskuvasta kohti oman työtehtävän ymmärtämistä ja omaksumista, sillä tämä tapa auttaa työntekijää hahmottamaan mihin hänen työnsä kytkeytyy suuremmassa mittakaavassa. Prosessissa kehitettiin myös onboardingiin liittyvää seurantaa ja arviointia, sillä molemmin puolin on tärkeää olla tietoisia odotuksista ja tavoitteista, joita työhön liittyy.
Onboarding-prosessin osia on testattu tutkimuksen aikana aloittaneiden työntekijöiden kohdalla ja saadun palautteen mukaan työntekijät ovat olleet äärimmäisen tyytyväisiä. Osallistamalla heidät palvelumuotoilun menetelmien mukaisesti kehitystyöhön saatiin myös havaintoja siitä, miten onboardingia tulisi kehittää vielä edelleen. Tutkimuksen tuotoksena on onboarding-prosessi, joka jalkautetaan kokonaisvaltaisesti DHL Expressin huolintaosastolle ensi vuoden aikana. Implementointia tulevat edeltämään vielä yhteiset workshopit ja prosessin esittely kaikille perehdytykseen osallistuville tahoille.
Onboarding ilmiönä liittyy vahvasti ihmisten välisiin suhteisiin, joten tutkimusotteeksi valittiin laadullinen tutkimus ja koska työssä haluttiin yhdistää työnantajan ja työntekijän näkökulmat, joten katsottiin, että palvelumuotoilun menetelmiä hyödyntävä tutkimus osallistaa työntekijät yhteiskehittämisen kautta tuomaan omia näkemyksiään onboarding-prosessiin liittyen. Menetelminä hyödynnettiin havainnointia, kyselytutkimusta, haastatteluja ja workshop-työskentelyä. Sekä teoreettisen viitekehyksen että palvelumuotoilun menetelmin kerätyn aineiston analysoimisen jälkeen rakennettiin prosessikaavio.
Kokonaisvaltaisessa onboarding-prosessissa huomioitiin tässä työssä kolme vaihetta: pre-boarding, yleinen onboarding ja tiimikohtainen onboarding. Rekrytoinnin ja valintaprosessin tiedostettin olevan pre-boardingia edeltä vaihe, mutta se rajattiin pois tämän tutkimuksen tekemisestä. Samoin tiimikohtaisen onboardingin jälkeen seuraa jatkuvan oppimisen ja kehittymisen vaihe, mutta myös tämä osio jätettiin tässä työssä vähemmälle painoarvolle, sillä tutkimus suoritettiin kesätyöntekijöille ja heidän lyhyen määräaikaisen työsuhteensa puitteissa jatkuvan kehittämisen ja oppimisen teema ei koskettanut heitä samalla tavalla kuin vakituisia työntekijöitä. Prosessissa todettiin, että kannattaa edetä kokonaiskuvasta kohti oman työtehtävän ymmärtämistä ja omaksumista, sillä tämä tapa auttaa työntekijää hahmottamaan mihin hänen työnsä kytkeytyy suuremmassa mittakaavassa. Prosessissa kehitettiin myös onboardingiin liittyvää seurantaa ja arviointia, sillä molemmin puolin on tärkeää olla tietoisia odotuksista ja tavoitteista, joita työhön liittyy.
Onboarding-prosessin osia on testattu tutkimuksen aikana aloittaneiden työntekijöiden kohdalla ja saadun palautteen mukaan työntekijät ovat olleet äärimmäisen tyytyväisiä. Osallistamalla heidät palvelumuotoilun menetelmien mukaisesti kehitystyöhön saatiin myös havaintoja siitä, miten onboardingia tulisi kehittää vielä edelleen. Tutkimuksen tuotoksena on onboarding-prosessi, joka jalkautetaan kokonaisvaltaisesti DHL Expressin huolintaosastolle ensi vuoden aikana. Implementointia tulevat edeltämään vielä yhteiset workshopit ja prosessin esittely kaikille perehdytykseen osallistuville tahoille.